Gestionnaire de Scolarité H/F

Université de Limoges

Vos missions :

Pilotage des activités de scolarité

Organiser, coordonner et superviser les opérations d'inscriptions administratives et pédagogiques,

Participer au paramétrage, à l'évolution et au contrôle des outils de gestion de la scolarité,

Garantir la conformité des dossiers, la fiabilité des données et le respect de la réglementation,

Assurer le suivi des situations individuelles ou particulières, en lien avec les autres services universitaires et responsables pédagogiques,

Organiser et suivre la gestion administrative des stages, veiller au respect des échéances et assurer la coordination avec les terrains de stage.

Produire et suivre les indicateurs d'activité liés à la scolarité.

Pilotage des examens et de la diplomation

Organiser, coordonner et superviser l'ensemble des opérations liées aux examens pour les formations relevant du périmètre concerné

Élaborer, actualiser et diffuser les calendriers des examens,

Garantir la bonne application des modalités de contrôle des connaissances,

Superviser l'organisation logistique et administrative des examens,

Garantir la sécurisation des épreuves, la confidentialité des opérations et la fiabilité des résultats,

Assurer la publication des résultats dans le respect de la réglementation,

Organiser l'édition, le contrôle et la délivrance des diplômes,

Concevoir, actualiser et diffuser les procédures, guides, mémos et outils destinés aux différents publics afin d'harmoniser les pratiques.

Encadrement, animation et pilotage du bureau

Organiser, planifier et coordonner l'activité du bureau,

Répartir les missions, définir les priorités et assurer le suivi de l'activité,

Encadrer, accompagner et développer les compétences des agents,

Élaborer et actualiser les fiches de poste,

Réaliser les entretiens professionnels annuels et identifier les besoins en formation,

Accompagner les évolutions des métiers et la conduite du changement,

Formaliser, harmoniser et mettre à jour les procédures de fonctionnement,

Élaborer des tableaux de bord, indicateurs d'activité et statistiques permettant le pilotage, l'aide à la décision auprès de la direction,

Assurer le suivi des projets relevant du périmètre du bureau.

Information et relation avec les usagers

Répondre aux demandes d'informations des étudiants et des enseignants (mail, téléphone, accueil physique),

Diffuser les informations administratives et pédagogiques auprès des publics concernés.

Assurer l'interface entre les étudiants, les enseignants et les services administratifs.