Réceptionniste - Assistant Accueil et Support Administratif H/F

Alphee

Présentation de l'entreprise

Alphée Énergies est une entreprise basée à Biscarrosse, spécialisée dans les solutions d'énergies renouvelables et de confort énergétique : panneaux photovoltaïques, pompes à chaleur, climatisation, chauffe-eau thermodynamique, électricité, domotique et bornes de recharge.
Depuis bientôt 15 ans, nous accompagnons nos clients particuliers et professionnels dans leurs projets, de l'étude à l'installation, avec une approche de proximité, de qualité et de suivi dans la durée.
Notre site : https://alphee-energies.fr/
Dans le cadre de notre développement et de la réorganisation de notre service administratif, nous recherchons un(e) réceptionniste / assistant(e) accueil et support administratif à mi-temps.

Objectif du poste

Vous êtes le premier point de contact de l'entreprise.
Votre rôle est d'accueillir les clients, répondre aux appels, collecter les bonnes informations, traiter les demandes simples, orienter les interlocuteurs vers les bonnes personnes et assurer un appui administratif au quotidien.
Vous travaillez en lien avec l'assistante de direction, le dirigeant, les équipes commerciales et techniques.

Fiche de poste

Accueil physique et téléphonique
Vous accueillez les clients, fournisseurs et partenaires, répondez au standard, identifiez les demandes et transmettez les informations aux bons interlocuteurs.
Gestion de la messagerie administrative
Vous assurez un premier tri des emails, classez les demandes, répondez aux messages simples à partir des consignes données et transférez les sujets plus complexes.
Collecte des informations clients
Vous recueillez les coordonnées, identifiez la nature des demandes et vérifiez que les informations nécessaires sont complètes avant transmission.
Appui au planning
Vous participez à la prise de rendez-vous, aux confirmations clients et à la transmission des changements ou demandes particulières.

Appui aux dossiers administratif
Vous préparez, classez, scannez et mettez à jour les documents nécessaires au suivi des dossiers clients et administratifs.
Appui comptable simple
Vous réceptionnez, classez et transmettez les factures, justificatifs et documents comptables selon les procédures internes.
Appui logistique
Vous participez au suivi simple des livraisons, à la réception des colis et au classement des bons de livraison.
Limites du poste
Ce poste ne comporte pas de prise de décision commerciale, technique, financière ou organisationnelle.
Votre rôle est de collecter les informations, appliquer les procédures, transmettre au bon interlocuteur et alerter en cas de situation inhabituelle.

Compétences attendues

Très bon accueil physique et téléphonique.
Expression claire, professionnelle et agréable.
Sens du service client.
Rigueur administrative.
Organisation et méthode.
Capacité à prendre des messages précis.
Capacité à suivre une procédure.
Aisance avec les outils informatiques simples : email, fichiers partagés, tableaux de suivi, logiciels internes.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Esprit d'équipe.
Fiabilité dans la transmission des informations.
Une première expérience en accueil, secrétariat, assistanat administratif ou relation client est souhaitée.
Une connaissance du secteur du bâtiment, des travaux, de l'énergie, du photovoltaïque, de la climatisation ou du chauffage serait un véritable plus.

Conditions du poste

Poste : Réceptionniste / Assistant(e) accueil et support administratif.
Contrat : temps partiel
Lieu : Biscarrosse.
Disponibilité : immédiate
Formation interne prévue sur les procédures, les outils et l'organisation de l'entreprise.
Profil recherché

Nous recherchons une personne sérieuse, souriante, organisée et fiable, qui aime le contact client et sait transmettre les informations avec précision.
Ce poste conviendra à une personne qui apprécie les missions variées, le travail en équipe et l'environnement d'une PME