Office Manager H/F Penelope Welcome

Nous recrutons un office manger pour notre client, spécialisé dans la formation liée au transport maritime internationale.

ROLE

Rattaché(e) à l'équipe évènementielle, vous contribuez à l'organisation et à la coordination des différents événements du site.

Basé(e) sur un site d'excellence, vous travaillez en étroite collaboration avec les équipes évènementielle et opérationnelle et participez à la supervision du bon déroulement des événements.

RESPONSABILITES

Avant l'évènement

- Contribuer à la préparation des événements (réunions de cadrage, rédaction des déroulés, check lists)

- Aider à la coordination logistique : réservations de salles, vérification des équipements, ...)

- Participer à la gestion des inscriptions/créations : suivi des réponses, relances, mises à jour des listes

- Contribuer à la gestion des partenaires/sponsors lorsque nécessaire : recueil des besoins, suivi des livrables (logos, textes), validation des supports

Pendant l'évènement

- Participer à l'accueil des participants : point d'information, remise de badges, orientation des invités

- Assurer un soutien logistique sur place : contrôle de la mise en place des salles, contrôle du matériel, gestion des imprévus simples

- Aider au suivi du déroulé (timing, coordination avec les intervenants, interface avec les prestataires)

- Gestion des visites (français / anglais)

Après l'évènement

- Contribuer au bilan : collecte de retours, aide au reporting (statistiques de participation, synthèse des feedbacks)

- Participer à l'archivage des documents et supports (photos, présentations, listes de participants) pour capitaliser sur les bonnes pratiques

PROFIL ET COMPETENCES

- Vous avez le sens de la qualité de service, de la relation client et du résultat.

- Vous avez une bonne connaissance de la suite office, notamment Word, Excel et PowerPoint.

- Vous êtes à l'aise avec la coordination logistique (réservations, suivi prestataires, mise à jour de listes, reporting basique).

- Vous êtes diplomate et savez interagir avec des corps de métiers variés.

- Vous êtes rigoureux(se), fiable et avez le sens du détail dans la gestion et capable d'innovations pour améliorer la qualité de l'expérience des convives.

- Vous êtes réactif(ve) et avez une capacité à garder votre calme face aux imprévus lors des évènements.

- Vous êtes à l'aise lors de prise de parole en public, vous êtes discret(e), curieux(se) et avez d'apprendre.

- Français comme Anglais professionnel, écrit et oral (physique et téléphonique) sont un prérequis.

Profil recherché :

• Excellent sens du relationnel

• Anglais fluide (votre niveau sera évalué)

• Bonne maîtrise du Pack Office

• Organisation et réactivité

Nous vous proposons :

• Contrat : CDI

• Lieu : MARSEILLE

• Horaires : Variable du lundi au vendredi en fonction des évenements

• Date de début : 01/09/2026

• Salaire : 2650 € brut mensuel

Les essentiels du salarié :

• Mutuelle d'entreprise

• Accès au CSE (Comité Social et Économique)

• Titres restaurant dématérialisés

• Remboursement à 50% du titre de transport

Vous avez envie de postuler ? Tant mieux, nous avons hâte d'en savoir davantage sur votre profil !

La suite en étapes :

• Pré-qualification téléphonique

• 1er entretien avec le service recrutement

• Validation manager