Gestionnaire Administratif de la Residence Sociale H/F

Centre d’Accueil et de Soins Hospitaliers - CASH de Nanterre

MISSIONS DU POSTE

Missions générales
- Assurer la prise en charge des tâches administratives de la résidence sociale en lien avec l'assistante sociale.
- Assurer la coordination administrative de la résidence sociale.
- Assurer la coordination administrative du parc locatif à destination des professionnels de l'hôpital.
- Intervenir au sein de la résidence sociale et du parc locatif à destination des professionnels de l'hôpital.

Missions spécifiques
1) Assurer la coordination administrative de la résidence sociale à destination des usagers orientés par le SIAO
- Assurer l'interface avec Aximo pour effectuer l'état des lieux de sortie
- Au cours du séjour à la résidence sociale :
o Assurer le traitement administratif des données relatives au séjour des locataires :
Saisir et mettre à jour des informations administratives diverses, enregistrement des données dans le cadre des consignes et procédures définies (DGFIP, impayés, relances etc),
Mettre à jour des dossiers individuels des locataires qui seront classés par ordre alphabétique,
Etablir les redevances mensuelles et distribuer celles-ci dans les boites aux lettres.
En collaboration avec l'assistante sociale :
Informer le travailleur social de toute situation préoccupante dont l'agent peut avoir connaissance.
Compléter la partie administrative des demandes à réaliser (par administrative s'entend l'ensemble des renseignements d'état civil dont la connaissance est portée à l'agent administratif).
- Assurer le suivi administratif de la résidence sociale :
o Assurer le suivi des résidents dans le logiciel 4D
o Assurer le suivi et renouveler lorsque c'est nécessaire les contrats des résidents
o Suivi et mise en oeuvre des dossiers contentieux et des expulsions avec la direction de l'hôpital et son conseil juridique ;
o Assurer la ventilation des bordereaux CAF et leur classement dans l'arborescence PMS
o Transmettre au SIAO les attestations d'hébergement des personnes admises sur demande du SIAO
o Assurer la préparation et la mise à jour des tableaux de bord de la résidence sociale :
- Tableau des effectifs et des appartements ;
- Tableau des quittances des loyers et des impayés ;
- Tableau des assurances habitation ;
- Tableau statistiques (avec les sorties des résidents).
o Assurer l'organisation et la planification des états des lieux d'entrée et de sortie
o Assurer la communication des informations générales auprès des résidents (courrier, flyers, porte à porte).
En collaboration avec l'assistante sociale :
Transmettre les informations pouvant déclencher une demande sociale (tableau des impayés par exemple).
Transmettre le planning des sorties.
- Organiser les rondes de surveillance au sein de la résidence sociale avec les équipes de la sécurité de l'hôpital
o Surveiller la survenue de squats et alerter l'encadrement et la sécurité
o Utiliser l'adresse de diffusion ****@****.**
o Superviser l'installation de portes « anti-squat »
- Coordonner le fonctionnement matériel des sinistres de la résidence sociale
o Assurer la gestion des dégâts et dommages au sein de la résidence sociale (prévenance d'Aximo, suivi des réparations).
- Sortie d'un locataire
o Assurer la remise des clés et l'état des lieux de sortie avec le locataire et Aximo
o Recenser l'état du mobilier
o Etablir le document de caution de sortie
2) Assurer la coordination administrative des logements des professionnels de l'hôpital et accompagner le développement de la politique « logement » à destination des professionnels exerçant un métier en tension au sein de l'établissement
a. Logements hors résidence sociale :
- Participer à l'identification et la négociation auprès des bailleurs partenaires afin d'accroître le parc locatif proposé aux professionnels de l'hôpital
o Appui à la direction du patrimoine dans la recherche et les échanges avec les nouveaux bailleurs
o Participation aux négociations sur les contrats de bail, en lien avec le conseil juridique de l'établissement
- Après signature des contrats de bail avec le bailleur
o Réaliser l'état des lieux des logements avec le bailleur pour le compte de l'hôpital
o Assurer la coordination entre le bailleur et l'établissement
b. Ensemble des logements :
- Assurer l'accueil administratif du nouveau locataire après attribution du logement :
o Recueillir l'assurance habitation et les documents d'identité du nouveau locataire
o Etablir l'attestation de loyer CAF et l'attestation de résidence, établir le document lié à la caution d'entrée
o Assurer la remise des clés et l'état des lieux d'entrée avec le locataire et Aximo
o Recenser l'état du mobilier à l'entrée
o Préparer le bail pour signature par la direction

- Assurer le traitement administratif des données relatives au séjour des locataires :
o Saisir et mettre à jour des informations administratives diverses, enregistrement des données dans le cadre des consignes et procédures définies (DGFIP, impayés, relances etc),
o Mettre à jour les dossiers individuels des locataires qui seront classés par ordre alphabétique,
o Etablir les redevances mensuelles et distribuer celles-ci dans les boites aux lettres.

- Assurer le suivi administratif des logements :
o Assurer le suivi et réévaluer la reconduction lorsque c'est nécessaire des contrats des locataires ;
o Suivi et mise en oeuvre des dossiers contentieux et des expulsions avec la direction de l'hôpital et son conseil juridique ;
o Assurer la ventilation des bordereaux CAF
o Assurer la préparation et la mise à jour des tableaux de bord de la résidence sociale sur le dossier partagé TEAMS :
- Tableau des effectifs et des appartements ;
- Tableau des assurances habitation ;
- Suivi de la perception des loyers ;
- Tableau statistiques (avec les entrées/sorties des locataires et informations d'état civil).
o Assurer la communication des informations générales auprès des locataires (courrier, flyers, porte à porte).
- Coordonner le fonctionnement matériel des sinistres de la résidence sociale :
o Assurer la gestion des dégâts et dommages au sein des logements (prévenance de la personne concernée - Aximo, bailleurs, gardiens, syndicats de copropriété etc), suivi des réparations.
o Signalement et suivi de tout dysfonctionnement en lien avec la direction en charge du patrimoine.
- Sortie d'un locataire
o Assurer la remise des clés et l'état des lieux de sortie avec le locataire et le tiers bailleur le cas échéant (Aximo par exemple).
o Recenser l'état du mobilier si le logement est meublé
o Etablir le document de caution de sortie
3) Assurer des missions de secrétariat
- Accueillir et informer les usagers
- Mettre à jour les procédures ;
- Reproduire et diffuser des notes de service et d'informations en lien avec le secrétariat de direction lorsque celles-ci concernent le parc immobilier ;
- Assurer une permanence d'accueil physique et téléphonique pour les usagers et les partenaires selon certains créneaux horaires qui seront définis par l'encadrement du service
- Classer et archiver les documents de manière électronique
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Être l'interlocuteur privilégié de l'ensemble des directions et des partenaires extérieurs au sujet
des logements mis à disposition des professionnels de l'hôpital.
4) Garantir la gestion du matériel et des installations
- Suivre les interventions des services techniques (DAL, DITMS, AXIMO etc) et relancer la demande si besoin
- Gérer le double des clefs de l'ensemble des appartements et du coffret où elles sont stockées
- Participer aux réunions de service, à des groupes de travail
- Participer à la démarche d'amélioration continue de la qualité du service
- Signaler tout acte de malveillance et/ou de violence

Le travail en équipe pluridisciplinaire nécessite un partenariat avec les professionnels du CASH : l'intendance
et les partenaires externes (bailleurs, conseil juridique, services financiers, etc.)

Déplacement fréquent sur le terrain et à l'extérieur

CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE

Localisation : Résidence Sociale- 146, 148 rue de Sartrouville 92000 Nanterre
Les bureaux des professionnels sont situés dans la galerie sociale du CASH, au bâtiment 7 au 403 avenue de la république 92014 Nanterre cedex. Le bureau de la gestionnaire administratif se situe près de celui de l'assistante sociale.

Horaires : 39 heures hebdomadaires
9h00 -17h30 du lundi au vendredi
12h00-12h45 pause méridienne de 45 minutes non comprise dans le temps de travail
Repos hebdomadaire : week-end et jours fériés

Possibilités : RTT - Crèche - Comité d'entreprise, etc.

En fonction des nécessités de service et au nom de la continuité du service public, l'adjoint administratif de la Résidence Sociale pourra être sollicité pour des remplacements à des postes à compétence équivalente au sein du Pôle de Santé Publique et Médecine Sociale.

Liaisons hiérarchiques : Directrice du Pôle de Santé Publique et de Médecine Sociale/ Cadre supérieur socio-éducatif / Cadre socio-éducatif

Liaisons fonctionnelles : Médecin Cheffe de pôle, Cadre de pôle, Equipe pluridisciplinaire du PMS

Reprise d'ancienneté, Crèche, Formation

Quel est le profil idéal ?

QUALIFICATION ET COMPETENCES REQUISES

Qualification : Niveau Bac (Secrétariat...)
Une connaissance de la gestion immobilière serait un plus.

Capacités

Professionnelles :
- Savoir adapter son comportement selon son domaine de compétence
- Faire preuve de tolérance, de respect et d'écoute envers les personnes suivies et ses collègues
- Être en mesure de gérer les conflits voire des situations de conflits et/ou de violence
- Développer une relation de confiance et d'aide avec le résident
- Savoir rédiger et mettre en forme des notes, documents et ou rapports relatifs à son domaine de compétence
- Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
- Faire preuve de discrétion et de distance professionnelle
- Respecter le secret professionnel et les règles de confidentialité
- Maîtriser les outils informatiques.
FESSIONNELS (en lien avec le DUERP)
Personnelles :
- Capacité à évaluer la pertinence et la véracité des données et des informations
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
- Capacité relationnel, sens de l'accueil et disponibilité envers le public
- Capacité à gérer son stress et maitriser les situations difficiles
- Capacité d'organisation, d'adaptabilité, d'autonomie et de créativité
- Capacité à rendre compte
- Assiduité et ponctualité
- Avoir le sens du service public.

Aucune expérience, Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans)

Niveau BAC

Quelques mots pour nous présenter

Etablissement à vocation sanitaire et sociale régi par la loi n° 89-18 du 13 janvier 1989, le CASH de Nanterre remplit une double mission avec un pôle hospitalier composé de 450 lits et places regroupant une offre de médecine (119 lits et places), d'obstétrique (24 lits), de SSR (40 lits), de psychiatrie (87 lits et places), une USLD (80 lits) et un EHPAD (120 lits), ainsi qu'un pôle d'accueil, d'hébergement et de réinsertion des personnes sans abri (364 lits et places). Hors-séances, il a réalisé 9587 séjours MCO en 2018 (9 380 en 2017), de 338 séjours de SSR (+21 par rapport à 2017) et 978 séjours de psychiatrie.

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