Assistant Particulier du Secrétaire Général H/F

Rectorat

Les activités principales sont les suivantes :
- Tenue de l'agenda en liaison avec le secrétaire général et l'équipe de direction ;
- Préparation des dossiers du secrétaire général pour ses rendez-vous et réunions ;
- Traitement de divers documents : recherche, rédaction, mise en forme, classement et archivage (rapports, notes, courriers.) ;
- Accueil physique et téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs, orientation des demandes vers les services compétents ;
- Gestion de la boîte courriel du cabinet en binôme avec la cheffe de cabinet, suivi des courriels via une application dédiée
- Communication interne et externe : relations avec les services de la DSDEN et du Rectorat, les inspecteurs de l'éducation nationale, les établissements scolaires, le conseil départemental, la préfecture et les autres services de l'État ;
- Gestion des demandes d'audience : syndicats, parents d'élèves, personnel enseignant ;
- Organisation des entretiens des professeurs des écoles : situation administrative ou professionnelle ;
- Réservation et préparation des salles de réunion ;
- Suivi des congés de la DSDEN et des établissements scolaires du second degré : mise à jour de l'application congés pour les personnels administratif de la DSDEN (congés et télétravail), tableaux de suivi des congés des établissements scolaires ;
- Suivi des dossiers thématiques confiés par le secrétaire général.

Descriptif du profil recherché

Connaissances, savoirs :
- Fonctionnement des administrations publiques
- Bonne connaissance du système éducatif et de ses acteurs
- Techniques de documentation et de communication.

Savoir-faire :
- Expérience sur poste comparable souhaitée.
- Facultés d'anticipation et d'adaptation, travail dans l'urgence et gestion des aléas
- Réactivité aux consignes, savoir planifier, alerter, hiérarchiser les priorités et respecter les délais (veille active)
- Faire preuve d'analyse et de structuration du travail
- Sens des initiatives et des responsabilités
- Sens de la communication
- Maîtrise de l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, publipostage, mailing.)
- Capacités rédactionnelles et de mise en forme.

Savoir-être :
- Bonne présentation
- Avoir le sens de l'intérêt général et du service public
- Savoir travailler en équipe (nécessité de polyvalence avec les deux autres assistantes du cabinet)
- Faire preuve de discrétion, de loyauté et de rigueur
- Disponibilité (travail à temps complet indispensable) et possibilité d'assurer les permanences avec les collègues afin de couvrir une large plage horaire.

Compétences :
- Capacité à prioriser, rigueur, méthode et organisation
- Réactivité dans la réponse aux demandes et dans la gestion des situations
- Bonne capacité d'initiative et d'autonomie
- Solides compétences en matière de rédaction
- Capacité à communiquer et à travailler en équipe
- Loyauté, discrétion et confidentialité.