Assistant Administratif BTP H/F Adsearch

EN BREF : ASSISTANT ADMINISTRATIF BTP H/F / CDD 6 MOIS +

Rem 28-32K€ sur 13 mois / Gradignan

Client :

Notre client, une belle PME situé à Gradignan recherche un(e) assistant administratif spécialisé BTP H/F

MISSIONS :

Sous la responsabilité de l'assistant travaux, vos missions en tant qu'assistant administratif BTP :

GESTION ADMINISTRATIVE DES MARCHÉS ET DES OPÉRATIONS

* Assurer le suivi administratif des dossiers de consultation et des marchés.
* Préparer et compléter les documents contractuels.
* Participer au lancement administratif des opérations.
* Assurer le suivi des dossiers en cours en lien avec les équipes opérationnelles.
* Gérer les documents relatifs aux sous-traitants et aux partenaires.
* Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents administratifs.
* Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers de fin d'opération et la documentation associée.
* Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers.

GESTION ADMINISTRATIVE GÉNÉRALE

* Suivre certains dossiers administratifs liés aux moyens généraux (véhicules, matériels informatiques, téléphonie, maintenance des équipements).
* Effectuer les rapprochements et le suivi de documents administratifs.
* Gérer les commandes de fournitures et consommables.
* Mettre à jour les tableaux de suivi et les bases documentaires.

ACCUEIL ET SECRÉTARIAT

* Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs.
* Réceptionner, traiter et diffuser les courriers et messages.
* Participer à la communication interne et à la diffusion des informations.
* Réaliser les tâches administratives courantes (courrier, affranchissement, classement, suivi documentaire).

Responsabilités principales :

Suivi des opérations avec les partenaires externes :

* Traitement et enregistrement des documents financiers liés aux tiers
* Vérification de la conformité des éléments selon les règles internes
* Contribution à la préparation des règlements périodiques
* Mise à jour et gestion des informations administratives associées
* Analyse et suivi des comptes, identification et traitement des écarts
* Gestion des échanges et demandes en lien avec les interlocuteurs externes
* Participation au suivi administratif de certains prestataires après contrôle des justificatifs
* Suivi de certains engagements contractuels et éléments de garantie
* Analyse de la cohérence des données issues de différents outils de gestion

Suivi des opérations liées à l'activité :

* Enregistrement des flux liés à la facturation
* Suivi des encaissements et contribution aux actions de suivi des règlements

Participation aux travaux périodiques :

* Contribution aux opérations de clôture récurrentes
* Participation aux travaux déclaratifs courants
* Appui à la préparation des éléments de synthèse financière

Activités transverses :

* Interaction régulière avec les équipes internes dans une logique de coordination
* Contribution à la qualité des relations avec les partenaires externes
* Élaboration de supports de suivi et de synthèses à destination de la direction