Agent d'Accueil État Civil et Élections - Mairie de Noe H/F

Communes

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Générale des Services avec laquelle vous travaillez en étroite collaboration, le(la) Chargé(e) d'accueil l'agent d'accueil assure un accueil physique et téléphonique de qualité, oriente les usagers vers les services compétents et participe au bon fonctionnement administratif de la collectivité. Il assure diverses tâches administratives et de gestion du courrier..

1. Accueil et secrétariat
- Accueil et renseignement du public
o Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
o Gérer le degré d'urgence
o Renseigner et orienter les administrés vers le service, compétent interne ou externe à la collectivité
o Noter les messages et demandes des administrés et les transmettre au service concerné
o Prendre les rendez-vous du maire
o Gérer les demandes de location de bennes et de salles

- Courrier
o Réceptionner et enregistrer le courrier
o Gérer la GED
o Traiter les courriels : répondre ou recevoir, filtrer et transmettre les courriers informatiques
o Participer aux missions d'assistance aux affaires générales traitées par la direction

- Gestion administrative
o Enregistrer et assurer le suivi des demandes d'attestation d'accueil, assurer les recensements du citoyen

- Logistique de l'accueil de la collectivité
o Réceptionner les livraisons prévues et en informer les destinataires
o Organiser et ranger l'accueil : classement, étiquetage, affichage, gestion des stocks (cerfas, dépliants, etc...), archivage, etc...

2. Etat civil
- Accueil
o Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d'état civil et de population (carte nationale d'identité, dossier de mariage, pacs, baptême, changement de prénom, changement de nom, duplicata de livret de famille etc...)

- Etablissement des actes d'Etat civil et suivi des registres
o Assurer la délivrance des actes
o Réceptionner et instruire les dossiers suivants : transcription de décès et reconnaissance, transcription de décès.
o Participer à la veille juridique

- Autres missions
o Réceptionner et classer les inscriptions pour la restauration scolaire et commande des repas cantine
o Gestion de la liste électorale