Responsable du Secteur Secrétariat Général et de Direction - la Barre-De-Monts H/F

Communes

La commune de La Barre de Monts, comptant environ 2300 habitants, recrute un(e) responsable du secteur secrétariat général de mairie et de direction.

Placé(e) sous l'autorité directe du Maire et du Directeur Général des Services, le (la) responsable du secteur secrétariat général de mairie et de direction assure :
- l'organisation et le suivi du secrétariat de direction du Maire, des élus et du DGS,
- la préparation, le fonctionnement administratif et le suivi des instances municipales.

1. Secrétariat de direction du Maire, des élus et du DGS
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des interlocuteurs institutionnels
- Gérer les agendas du Maire, des élus de l'exécutif et du DGS
- Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements
- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
- Assurer le tri, le classement, et le suivi du courrier réservé, des parapheurs et des signatures
- Rédiger et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs

2. Gestion des instances municipales
- Planifier les séances du Conseil municipal, du Bureau municipal, des commissions et comités consultatifs
- Préparer les convocations et les dossiers de séance
- Contrôler le respect des délais légaux et réglementaires
- Assurer la transmission des documents aux élus
- Participer à l'organisation matérielle des réunions
- Assister aux séances lorsque nécessaire

3. Rédaction et suivi des actes administratifs
- Rédiger les projets de délibérations, décisions, arrêtés et procès-verbaux
- Assurer la relecture juridique et administrative des documents
- Veiller à la conformité des actes avec les dispositions législatives et réglementaires
- Assurer le suivi de leur exécution
- Organiser l'archivage physique et numérique des actes

4. Suivi des assemblées
- Rédiger les comptes rendus et procès-verbaux
- Assurer le suivi des décisions prises
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des délibérations
- Assurer les formalités de publicité et de transmission au contrôle de légalité lorsque nécessaire

5. Assistance administrative transversale
- Assurer le suivi des décisions du maire, le contrôle et le suivi des arrêtés municipaux
- Assurer le rôle de référent juridique et assurance
- Veiller au suivi des demandes de subventions et des conventions
- Assurer une veille réglementaire dans les domaines liés aux collectivités territoriales
- Participer à la préparation des élections et des opérations administratives exceptionnelles
- Contribuer à l'amélioration des procédures administratives internes
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers stratégiques

Conditions particulières :
- Disponibilité ponctuelle en soirée pour les réunions du Conseil municipal, Bureau municipal et des commissions
- Respect des obligations de confidentialité
- Polyvalence et capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers