Secrétaire Polyvalente H/F

A2pe

Entreprise spécialisée dans les travaux de pose entretien et dépannage en d'électricité, plomberie et chauffage.
Nous recherchons un(e) Secrétaire Polyvalent(e) (H/F).

Rattaché(e) à la Direction, vous assurez la gestion administrative de l'entreprise et participez au suivi des dossiers RH et des marchés publics.

Vous travaillez en collaboration avec les gérants, les bureaux d'études, le comptable, afin d'assurer le bon déroulement administratif des opérations.

Vos missions :
Administration générale :
- Accueil téléphonique et physique.
- Gestion des courriers, e-mails et documents administratifs.
- Classement, archivage et suivi documentaire.
- Préparation des documents administratifs liés aux chantiers.

Administration du personnel :
- Constituer et tenir à jour les dossiers du personnel.
- Suivre les absences, congés, arrêts de travail.
- Gestion et renouvellement des cartes BTP.
- Préparer les éléments variables de paie et assurer l'interface avec le service paie.
- Assurer le suivi administratif des dossiers de formation (convocations, émargements, attestations).
- Demande de financement de formation
- Être un point de contact de proximité pour les salariés sur les questions administratives et RH courantes.

Préparation comptable :
- Effectuer les relances de paiement
- Pointer les encaissements et contrôler leur bonne affectation.
- Télécharger les factures et transmettre chaque mois l'ensemble des éléments comptables au cabinet comptable.
- Préparer les pièces comptables nécessaires au cabinet comptable (inventaire, en cours, facture à établir, travaux constatés d'avance).

Marchés publics :
- Veille et téléchargement des dossiers de consultation.
- Constitution, dépôt et suivi des dossiers d'appels d'offres. Gestion des pièces administratives des marchés.
- Suivi de la facturation sur Chorus Pro.
- Assurer le suivi administratif des certifications

Gestion des dossiers CEE / MaPrimeRénov':
- Gérer la relation client auprès des partenaires CEE et Maprimerénov
- Montage, constitution et dépôt de dossiers
- Contrôle des dossiers

Assistant logistique :
- Réception et contrôle des commandes
- Gestion des stocks
- Livraison matériaux aux ouvriers sur chantiers (mise à disposition véhicule de société)

Autres tâches :
- Dépôt du courrier
- Dépôt remise de chèque en banque

Maîtrise des outils bureautiques et informatique
Sens de l'organisation et autonomie.

Horaire : Lundi au jeudi : 7 h45 à 11h45 et 13h30 à 17h30
Vendredi : 7 h45 à 11h45 et 13h30 à 16h30

Avantage : Mutuelle à 50 %