Gestionnaire Administratif et Pédagogique Sv H/F

Université Sorbonne Paris Nord

Conditions particulières d'exercice
Disponibilité en fonction de l'activité de l'UFR : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignements
Missions éligibles au télétravail : toutes les missions à l'exception de l'accueil physique du public
Le/la gestionnaire administratif(ve) et pédagogique participe aux différentes activités de l'UFR (ex : journée porte
ouverte de l'UFR, déroulement des examens (ECOS), guichet unique d'inscription, élections et autres activités ponctuelles).

Description du poste : missions et activités

Gestion administrative
Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'activité du département
Saisir, mettre en forme des documents divers
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique
Retranscrire des informations orales et écrites
Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage, ...) concernant les formations gérées
Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)
Classer et archiver les documents
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes
Participer aux opérations logistiques du département

Gestion pédagogique
Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants
Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants
Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING
Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING
Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres et craies)
Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants
Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants,
saisie des notes sur le logiciel APOGEE...), classer et archiver les résultats
Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite
Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage
Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants
Participer en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de candidatures et de poursuite d'étude à l'exclusion des décisions
Participer au maquettage des formations sur APOGEE
Gestion des conventions de stage
Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres...)
Répondre aux sollicitations

Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPERPLANNING, PEGASE (à venir), TEAMS et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel