Assistant de Direction Pôle Filière Femme Mère Enfant et Pôle Anesthésie-Réanimation H/F
Centre Hospitalier Universitaire de Bordeaux
- Bordeaux - 33
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public hospitalier
Détail du poste
Assistant(e) de direction
Missions générales :
o Assurer le fonctionnement courant du secrétariat du directeur de pôles
o Gérer l'agenda, les rendez-vous et les déplacements
o Organiser les réunions et préparer les dossiers
o Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
o Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus
o Assurer le classement et l'archivage
o Traiter le courrier et les mails
o Enregistrer les ordres de missions et suivre les demandes de remboursement de frais
o Assurer le suivi administratif des dossiers confiés
o Préparer les éléments nécessaires aux réunions institutionnelles
o Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord de suivi
Gestion administrative des conventions de mécénat et des partenariats
- Assurer le suivi administratif des conventions de mécénat et de partenariat
- Veiller à la complétude des dossiers avant leur instruction et au respect des procédures internes
- Assurer la coordination avec les directions fonctionnelles (Secrétariat général, Direction des affaires juridiques, Direction des finances...)
- Assurer le suivi des signatures, échéances, renouvellements et avenants
- Garantir la traçabilité documentaire des conventions
Organisation d'événements institutionnels (RMEF, Pièces Jaunes, Mickey ...)
- Piloter l'organisation administrative et logistique des événements institutionnels (colloques, manifestations, réunions partenariales...)
- Élaborer des rétroplannings
- Coordonner les intervenants, les partenaires et les prestataires
- Gérer les invitations, les inscriptions et les confirmations
- Réserver les espaces, les équipements et les prestations
- Préparer les supports de présentation
- Organiser l'accueil des intervenants et des participants
- Assurer la coordination opérationnelle le jour des événements
- Assurer le chiffrage et le suivi budgétaire en lien avec les directions concernées
Missions communes au secrétariat de direction :
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Le profil recherché
Compétences
Compétences techniques
· Techniques d'assistanat de direction
· Organiser et prioriser les activités
· Concevoir des outils de suivi et des tableaux de bord
· Maîtrise des logiciels de bureautique (Outlook, Teams, Word, Excel, Powerpoint) et des outils collaboratifs
· Fonctionnement des établissements publics de santé
· Environnement réglementaire du mécénat et des partenariats
· Techniques rédactionnelles
Compétences relationnelles et organisationnelles
- Discrétion
- Réactivité et esprit d'initiative
- Sens du travail en équipe
- Disponibilité
Publiée le 21/07/2026 - Réf : 2026-2357307
