Assistant ADV et Commercial H/F

Inotec Barcode Security

Missions principales :

Gestion des demandes et secrétariat commercial :
- Gérer et qualifier les demandes entrantes reçues par téléphone, e-mail ou courrier, apporter un premier niveau de réponse et les orienter vers les interlocuteurs concernés.
- Assurer les communications sortantes auprès des clients, prospects, partenaires et autres interlocuteurs externes, dans le respect de l'image et des standards de l'entreprise.
- Rédiger et mettre en forme les courriers, documents et communications à caractère commercial.
- Organiser les réunions internes, préparer les ordres du jour, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées.

Administration des ventes :
- Assurer le traitement administratif des ventes, de l'enregistrement des commandes jusqu'à la livraison et à la facturation, dans le respect des délais, des conditions commerciales et des procédures internes.
- Contrôler la conformité des commandes : références, quantités, tarifs, conditions de paiement, délais et modalités de livraison.
- Suivre l'avancement des commandes et des livraisons en coordination avec les équipes commerciales et les services achats, production, technique et logistique.
- Informer les clients de l'évolution de leurs commandes et anticiper les éventuels retards ou difficultés.
- Coordonner le traitement des réclamations, retours, échanges et demandes d'avoirs en lien avec les services concernés.
- Participer au suivi de la facturation et aux relances clients, en coordination avec le service comptable.

Support à l'équipe commerciale :
- Préparer les propositions commerciales, offres de prix et devis selon les informations transmises par les commerciaux.
- Constituer et mettre à jour les dossiers clients : propositions commerciales, devis, commandes, contrats et incidents.
- Accompagner les commerciaux et technico-commerciaux dans le suivi administratif de leurs dossiers.
- Contribuer à la préparation des réponses aux appels d'offres.
Gestion des données clients
- Créer et mettre à jour les comptes clients et prospects dans l'ERP et le CRM.
- Veiller à la fiabilité et à l'exhaustivité des données nécessaires au traitement des commandes, à la livraison et à la facturation.
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers et documents commerciaux conformément aux procédures internes.
- Participer à l'amélioration continue de la qualité des données et des processus ADV.

Missions complémentaires selon les besoins de l'activité :
- Assurer ponctuellement l'accueil physique des visiteurs et partenaires.
- Participer aux réunions commerciales et aux événements professionnels.
- Contribuer occasionnellement à des actions de prospection téléphonique, planifiées et coordonnées en fonction des besoins de l'équipe commerciale.
- Présenter les produits et services complémentaires aux clients et prospects.
- Participer à l'organisation et à la gestion du showroom.
- Effectuer des déplacements professionnels ponctuels.

Profil recherché :
- Une expérience en administration des ventes, assistanat commercial ou service clients dans un environnement B2B serait appréciée.
- Niveau d'autonomie attendu : élevé.
- La maitrise de l'anglais est nécessaire pour les relations avec notre maison-mère allemande.