Contrat d'Apprentissage Assitant de Direction H/F
Campus Agro Paris Saclay
- Palaiseau - 91
- Alternance
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Les missions du poste
Sous l'autorité de la secrétaire générale, l'apprenti assure auprès de la Direction générale et du secrétariat général la gestion courante du secrétariat dans le respect des règles et des procédures applicables. Elle ou Il recueille, traite les informations nécessaires et assure le suivi des dossiers qui lui sont confiés. Elle ou Il participe à l'animation de la structure au fonctionnement du secrétariat mutualisé direction générale - secrétariat général.
1. Gestion administrative et logistique
- Gestion des agendas : Planification et suivi des rendez-vous, réunions et déplacements pour la Direction Générale et la Secrétariat Général.
- Gestion du parapheur : Préparation, dépôt et distribution des documents officiels en collaboration avec les services concernés.
- Organisation des déplacements :
- Réservation de billets (train, avion) et hébergements.
- Enregistrement des frais de mission dans PEP et suivi des remboursements.
- Vérification de la conformité des pièces justificatives.
2. Organisation d'événements et réunions
- Logistique des événements :
- Coordination des séminaires, conseils d'administration et autres événements institutionnels (devis, réservations, communication aux participants).
- Gestion des réunions :
- Réservation de salles et mise en place des outils de visioconférence (Teams, Zoom, etc.).
- Préparation des supports logistiques (accueil, matériel, comptes-rendus).
3. Gestion documentaire et financière
- Classement et archivage :
- Enregistrement et classement du courrier entrant/sortant.
- Gestion des conventions et documents sensibles en respectant les règles RGPD.
- Suivi financier :
- Saisie des bons de commande et des saisies financières (SF).
- Contrôle et enregistrement des notes de frais (pièces justificatives, conformité).
4. Accueil et communication
- Accueil physique et téléphonique :
- Réception et orientation des visiteurs, gestion des appels entrants.
- Transmission des messages et informations aux services concernés.
Le profil recherché
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,BTS support à l'action managériale,Bureautique et outils collaboratifs,DUT gestion administrative et commerciale des organisations,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la coordination des voyages d'affaires,Classer des documents,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Rédiger un compte rendu de réunion,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser une messagerie sécurisée
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Bienvenue chez Campus Agro Paris Saclay
Publiée le 17/07/2026 - Réf : 210ZTVX
