Secrétaire pour le Pôle Formation H/F
Université Bourgogne Europe (UBE)
- Dijon - 21
- CDD
- Télétravail partiel
- 1 an
- Bac
- Bac +2
- Enseignement • Formation
Les missions du poste
Participation à l'organisation des instances universitaires (conseils et commissions)
- Enregistrer et suivre les procurations
- Préparer, mettre en forme, reproduire et diffuser les dossiers
- Participer à l'organisation des instances (logistique, matériel, listes d'émargement,...)
Rédaction de comptes-rendus et procès-verbaux de conseils et commissions
- Reporter les présences et les procurations
- Retranscrire les échanges
- Synthétiser et mettre en forme les comptes-rendus et procès-verbaux
Travaux de secrétariat
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs
- Classer et archiver des documents
- Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des avis et délibérations des commissions et conseils
- Enregistrer les commissions et conseils sur les agendas partagés
Soutien aux activités du service et du pôle
- Assurer des opérations de gestion courante en lien avec les activités du service
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, tableau...), les reproduire et les diffuser
- Participer aux réunions de service et aux actions collectives du pôle formation
Le profil recherché
Niveau baccalauréat dans le domaine de formation secrétariat, gestion administrative
Expériences professionnelles souhaitables : secrétariat, gestion administrative
Connaissances
- Connaître si possible l'environnement professionnel (université)
- Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Teams, messagerie)
Savoir-faire
- Bonne qualité rédactionnelle et orthographique
- Capacité à restituer fidèlement des échanges sous forme de comptes-rendus ou de procès-verbaux
- Aptitude à synthétiser les informations
- Enregistrer et classer les documents
- Utiliser les outils bureautiques
- Rendre compte de son activité
- Travailler en équipe
Savoir-être
- Sens de l'organisation
- Rigueur et réactivité
- Capacité d'adaptation
- Sens relationnel
- Discrétion professionnelle
CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE
- Prise de poste ou début de contrat prévisible : 14/09/2026
- Fin de contrat prévisible : 31/08/2027
- CDD 1 an, renouvelable, catégorie C
- Temps incomplet (50%)
- Télétravail possible après période d'intégration
- Rémunération : 935 € brut mensuel
CANDIDATURE
Les candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé et une lettre de motivation. Un dossier incomplet peut ne pas être étudié.
Date limite de candidature : 16/08/2026
Bienvenue chez Université Bourgogne Europe (UBE)
L'activité s'exercera au sein du service Réglementation et Gestion de l'Offre de Formation (RGOF) intégré au Pôle Formation, sous la responsabilité de l'Adjoint à la Responsable de service.
Composé de 10 personnes, le service Réglementation et Gestion de l'Offre de Formation assure le bon déroulement des études et de la scolarité étudiante à l'Université Bourgogne Europe, depuis la candidature et l'admission des étudiants, et ce jusqu'à leur diplomation.
A ce titre, en conformité avec la réglementation et la politique définie par les instances de l'université, le service assure notamment :
- le suivi et la publication de l'offre de formation
- la gestion des commissions et conseils
- le paramétrage et le suivi des applications nationales d'admission (Parcoursup - Mon Master)
- le pilotage des dispositifs transversaux en lien avec les composantes (inscriptions, validation d'acquis, césure...)
- le pilotage fonctionnel des applications métiers liés à la scolarité et l'offre de formation (Apogée - Pégase - eCandidat - Ametys).
Publiée le 17/07/2026 - Réf : 2026-2354970
