Assistant du Secrétariat Général - Secrétaire Général Adjoint H/F
Prefecture de Departement Territoire de
- Belfort - 90
- CDD
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 an min.
Détail du poste
Vos activités principales :
Secrétariat particulier du Secrétaire général et Secrétaire général adjoint :
- Gestion de l'agenda du Secrétaire général et du Secrétaire général adjoint et par extension des membres du corps préfectoral en lien avec les secrétaires dédiées.
- Filtrage des communications (gestion des appels téléphoniques) et accueil des visiteurs.
- Suivi du courrier réservé.
- Réception et redistribution de parapheurs et de documents à destination ou en sortie des membres du corps préfectoral.
- Constitution et suivi de dossiers.
- Transmission des commandes aux différents services.
- Mise en place et suivi des réunions, des déplacements des membres du corps préfectoral.
- Rédaction, frappe des courriers internes ou des services de l'État.
- Mise à jour diverses (annuaire du corps préfectoral, liste protocolaire).
- Tâches diverses (frappe de menus, établissement des plans de tables, préparatifs pour les réceptions, cartons d'invitation, statistiques relatives aux réceptions.)
- Appui logistique des membres du corps préfectoral.
- Suppléance au sein du pôle secrétariat des membres du corps préfectoral.
- Exercice des mêmes missions pour les autres membres du corps préfectoral en cas d'absence des collègues secrétaires du Préfet et du Directeur de Cabinet.
Le profil recherché
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Techniques de filtrage d'appels,Techniques de gestion administrative,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la coordination des voyages d'affaires,Classer des documents,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Suppléance au sein du pôle secrétariat
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Publiée le 17/07/2026 - Réf : 211HXCD
