Chargé·e de Production & d'Administration H/F

L'INSTAND'ART - Le Colombier des Arts

1. La production et la coordination opérationnelle des activités
- Préparation, coordination et mise en oeuvre des activités : participation à la préparation, à l'organisation et au suivi opérationnel des activités, résidences, ateliers et événements de l'association, à l'identification et à l'anticipation des besoins techniques, logistiques et humains des projets. Veille à la bonne interaction et collaboration entre les différents interlocuteur-ices : artistes, prestataires, fournisseurs, partenaires et bénévoles. Conception, développement et suivi des outils de production (plannings, feuilles de route, billetteries, inscriptions et documents opérationnels) et veille à la bonne circulation des informations entre les différentes parties prenantes.
- Accueil, logistique et suivi des projets : participation à l'organisation logistique des activités (transports, hébergements, restauration, espaces et moyens techniques), contribution à l'accueil des artistes, technicien-nes, intervenant-es, partenaires et bénévoles, suivi administratif et logistique des projets et amélioration continue des outils et procédures de production.

2. L'administration liée à la production
- Administration des activités : rédaction, suivi et archivage des contrats, conventions et documents administratifs liés aux activités de l'association (cession, embauche, assurance, coproduction, prestations, résidences, partenariats...), réalisation des déclarations administratives obligatoires (DPAE, SACEM, SACD...) et production des données de suivi de l'activité.
- Administration sociale et juridique : suivi administratif des salarié-es permanent-es et intermittent-es, préparation des éléments nécessaires à la paie, développement des outils de gestion administrative, sociale et financière, veille réglementaire et suivi des obligations légales, sociales et administratives de la structure (licences d'entrepreneur du spectacle, agréments, DUERP, protocoles VHSS, assurances, etc.).
- Comptabilité et trésorerie : suivi comptable courant de l'association en lien avec le cabinet comptable et la responsable de la structure, préparation et transmission des pièces comptables, suivi de la trésorerie, règlements, suivi des factures fournisseurs et clients et archivage des documents comptables.
- Suivi financier et financements : participation au suivi budgétaire de la structure et des projets, développement des outils de suivi financier, suivi administratif des financements obtenus, veille, participation à la rédaction des dossiers de subvention publics et privés et à l'élaboration des bilans.
- Gestion des locaux, équipements et ressources : suivi administratif des bâtiments, espaces, équipements et ressources mutualisées de l'association (conventions, assurances, contrats, fluides, maintenance...), coordination des usages et plannings des différents lieux, gestion des prêts et locations de matériel et amélioration des outils de suivi.
- Suivi des prestataires et des investissements : suivi des contrats, prestataires et fournisseurs liés au fonctionnement courant de la structure, gestion administrative des investissements matériels (devis, commandes, facturation, archivage) et contribution à la préparation des dossiers de financement associés.