Gestionnaire Administratif Assistant de Projet pour Pôle Formation H/F
Université Bourgogne Europe (UBE)
- Dijon - 21
- CDD
- Télétravail partiel
- 12 mois
- Bac +2
- Enseignement • Formation
Les missions du poste
Participer au déploiement de l'application informatique dédiées à la scolarité : Pégase (en remplacement d'Apogée)
- Gérer les agendas, suivre le calendrier et contrôler les échéances
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels...) aux activités dédiées aux projets et au pilotage fonctionnel du SI scolarité - offre de formation
- Assurer la gestion administrative du projet, notamment diffuser les informations/demandes et répondre aux diverses sollicitations, lister les opérations à réaliser et en assurer le suivi et la synthèse des éléments
- Rédiger les comptes-rendus des réunions notamment sur les différentes étapes des projets, les choix opérés
Renforcer le pilotage fonctionnel du SI scolarité-Offre de formation sur ses activités
- Rédiger les procédures
- Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données relatives à la gestion conformément aux procédures / instructions données
- Paramétrer les outils en tenant compte des éléments définis
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les applications
- Participer à la qualification des données, vérifier notamment la conformité des fiches formation
- Assurer le transfert de compétences : se former aux outils et former, accompagner les utilisateurs
- Assurer l'assistance aux utilisateurs
Assurer la gestion de l'édition des diplômes en lien avec les composantes et le Rectorat
- Vérifier la conformité des diplômes, liste des diplômés ainsi que des suppléments au diplôme transmis
- Transmission au Rectorat pour vérification / validation
- Suivi des demandes et réponse aux composantes après validation du Rectorat.
Le profil recherché
Baccalauréat au minimum dans le domaine du secrétariat, gestion administrative
Expérience souhaitable en gestion administrative
Connaissances
- Connaître l'environnement professionnel (université, organisation des études, services de scolarité)
- Maîtriser les outils bureautiques (Word - Excel...)
- Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- La maîtrise ou la connaissance de Pégase et/ou d'Apogée serait un plus
Compétences opérationnelles
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir travailler en équipe
- Savoir analyser et gérer les demandes d'information
- Savoir gérer des informations et des données
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation
- Autonomie, rigueur, fiabilité et sens du détail
- Sens relationnel
CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE
- Prise de poste ou début de contrat prévisible : 14/09/2026
- Fin de contrat prévisible : 31/08/2027
- CDD 12 mois, renouvelable, catégorie B
- Temps complet
- Télétravail possible après période d'intégration
- Rémunération : de 1870 à 2067 € brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel
CANDIDATURE
Les candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé et une lettre de motivation.
Un dossier incomplet peut ne pas être étudié.
Date limite de candidature : 16/08/2026
Bienvenue chez Université Bourgogne Europe (UBE)
L'activité s'exercera au sein du service Réglementation et Gestion de l'Offre de Formation (RGOF) intégré au Pôle Formation.
Composé de 10 personnes, le service Réglementation et Gestion de l'Offre de Formation assure le bon déroulement des études et de la scolarité étudiante à l'Université Bourgogne Europe, depuis la candidature et l'admission des étudiants, et ce jusqu'à leur diplomation.
A ce titre, en conformité avec la réglementation et la politique définie par les instances de l'université, le service assure notamment :
- le suivi et la publication de l'offre de formation,
- la gestion des commissions et conseils,
- le paramétrage et le suivi des applications nationales d'admission (Parcoursup - Mon Master),
- le pilotage des dispositifs transversaux en lien avec les composantes (inscriptions, validation d'acquis, césure...)
- le pilotage fonctionnel des applications métiers liés à la scolarité et l'offre de formation (Apogée - Pégase - eCandidat - Ametys).
Publiée le 17/07/2026 - Réf : 2026-2354724
