Assistant Administratif et de Gestion - Iae H/F
Université de Bordeaux
- Bordeaux - 33
- Fonctionnaire
- Bac
- Enseignement • Formation
Les missions du poste
Missions :
L'assistant administratif et de gestion est chargé, sous l'autorité directe du responsable administratif et financier adjoint, de l'engagement, de l'ordonnancement des dépenses, de la liquidation et de la gestion des enseignements.
Le budget est de 4 millions d'€ incluant l'ancienne unité par apprentissage.
L'agent s'assure du respect de la règlementation, de l'existence de conventions et fait appliquer les procédures internes.
En interne, les interactions sont très nombreuses avec les autres services notamment les scolarités.
Gestion budgétaire
- Vous procédez aux opérations d'engagement et de liquidation en dépenses et en recettes
- Vous réalisez la facturation notamment en formation continue et au niveau de l'apprentissage (respect du calendrier de paiement en fonction des financeurs)
- Vous réalisez des extractions depuis les bases de données ou réalisez des tableaux de bord
- Vous répondez aux exigences, demandes des services centraux et notamment les opérations rectificatives
- Vous appliquez les règles en matière de pièces justificatives des opérations budgétaires
Gestion des plannings d'enseignement
- Vous assurez la gestion administrative des dossiers sur e-vacataire (plateforme de recrutement des enseignants)
- Vous saisissez les services d'enseignement en lien avec la scolarité pour suivi du paiement des heures (mensuel pour vacataires et 1 fois par an pour les titulaires)
- Vous répondez aux sollicitations de la communauté éducative
Mission transverse au budget, aux enseignements, au suivi des ressources propres
- Vous êtes l'interlocuteur des OPCO
- Vous réalisez des ordres de mission et des états de frais
- Vous facilitez la mise en oeuvre budgétaire des projets décidés par la direction
- Vous soutenez le bureau de la vie institutionnelle en cas de besoin (organisation évènements internes)
Le profil recherché
Titulaire d'un diplôme (ou titre ou toute autre équivalence) de niveau 4 et disposant d'une expérience professionnelle dans le domaine administratif ou associatif, cette fonction requiert:
Environnement professionnel lié aux structures publiques
règles des marchés publics : à acquérir
règles et techniques de la comptabilité publique: appétence indispensable
interlocuteurs institutionnels : à acquérir
rédaction de courriers ou mails institutionnels : maîtrisé
Curiosité et appétence pour les outils du numérique
savoir utiliser plusieurs logiciels
connaître le principe des interfaçages
naviguer en autonomie pour récupérer et extraire des données
Savoir être
autonomie, organisation, rigueur
sens des initiatives et réactivité
sens du service public
confidentialité / fiabilité
Si possible, vous possédez :
Une 1ère expérience, dans le public ou le privé, dans le domaine de la gestion / administration
Bienvenue chez Université de Bordeaux
En tant que composante du collège Droit, Science Politique, Économie et Gestion (DSPEG), l'IAE Bordeaux est l'école de management de l'Université de Bordeaux. Elle est membre du réseau d'IAE France et répond aux exigences de Qualicert gage de conformité des procédures et d'auto-évaluation continue des enseignements. L'IAE Bordeaux forme chaque année un peu plus de 1 000 étudiants et professionnels de niveau Master (Bac +4/+5) dans les domaines de la gestion parmi lesquels le marketing, la finance, le contrôle de gestion, la comptabilité, les ressources humaines, le management international, l'entrepreneuriat, etc.
Les liens vers l'extérieur sont très importants que ce soit :
* liens institutionnels = services centraux, réseau IAE France, laboratoire de recherche, doubles diplômes,
* liens internationaux = nombreux partenariats et accueil de délégations internationales
Au titre de son rayonnement, l'IAE s'est récemment lancée dans une démarche d'accréditation internationale.
Infos complémentaires
Publiée le 17/07/2026 - Réf : 2026-2352340
