Assistante de Direction - la Cadiere d'Azur H/F

Communes

Vous assurez le secrétariat de proximité de Monsieur le Maire et la gestion rigoureuse de son agenda. Vous prenez en charge l'organisation matérielle et administrative des Conseils Municipaux (des convocations au suivi des délibérations).
Intégré aux réunions de direction (CODIR), vous en assurez le suivi administratif et faciliterez la transmission des informations. Vous serez également le point de contact des partenaires extérieurs et les syndicats.

Gestion de l'Agenda et Secrétariat du Maire
- Organiser, planifier et optimiser les rendez-vous et les déplacements de Monsieur le Maire.
- Accueillir (physiquement et téléphoniquement) les interlocuteurs du Maire (administrés, élus, partenaires), filtrer les demandes et gérer les urgences.
- Assurer le traitement du courrier de l'autorité territoriale : enregistrement, tri, diffusion et aide à la rédaction des réponses.
Organisation et Suivi du Conseil Municipal
- En amont : Préparer matériellement les dossiers, rédiger l'ordre du jour (selon les consignes), envoyer les convocations aux élus dans les délais légaux.
- Rédaction : Mettre en forme les projets de délibérations et rédiger des notes de synthèse claires pour faciliter la compréhension des dossiers par les élus.
- En aval : Envoyer les actes au contrôle de légalité (sous-préfecture), assurer l'affichage obligatoire, mettre à jour le registre des délibérations et rédiger le procès-verbal de la séance.
Logistique et Suivi du Comité de Direction (CODIR)
- Planifier les réunions du CODIR et centraliser les sujets à mettre à l'ordre du jour.
- Participer aux réunions du CODIR pour prendre des notes.
- Rédiger le relevé de décisions (compte-rendu) et le transmettre rapidement aux participants.
- Assurer le suivi administratif des décisions prises (rappeler les échéances aux services concernés).
Relations Extérieures et Dialogue Social
- Assurer le relais administratif avec les organismes externes (Préfecture, Communauté de communes, Trésor public, prestataires).
- Réceptionner, classer et transmettre les courriers et dossiers liés aux syndicats et aux instances paritaires (CST).