Assistant de Direction H/F

Service Public

Placé sous l'autorité hiérarchique du chef de l'IGAP , l'assistant de direction assure, le suivi de l'activité de l'IGAP ainsi que le soutien RH des agents de l'IGAP.

Tâches de secrétariat:

- Accueil physique et téléphonique dans le service (préannonce, orientation ou prise de message);

- Relation et liaison avec les autres secrétariats;

- Tenue des dossiers internes à la mission et de ses membres;

- Enregistrement des courriers «arrivée et départ»;

- Tri et ventilation du courrier, gestion des reproductions;

- Rédaction de projet de notes et courriers;

- Mise en forme des rapports

Tâches de gestion et de suivi d'activité

- Gestion du processus des rapports d'inspection et de contrôle de fonctionnement et de suivi de mise en oeuvre des recommandations (communication au DGAP, retour aux DISP, communication à l'IGJ);

- Participation à différentes tâches liées aux suivis de déontologie, CGLPL, IGJ, inspection et maitrise des risques;

- Suivi des tableaux de bord de l'activité de l'IGAP;

- Gestion documentaire et des archives (numériques et papier);

- Organisation et gestion des déplacements des membres du service affectés en administration centrale;

- Elaboration des états de frais de déplacement des membres du service affectés en administration centrale;

- Suivi des dépenses de l'IGAP: budget, déplacements, hébergements, notes de frais des membres de l'IGAP;

- Gestion des fournitures et matériels de bureau;

Soutien RH et participation

- Interface RH entre les agents de l'IGAP et le PSAC (pôle de soutien à l'administration centrale);

- Suivi des CMO et accident de travail;

- Gestion des congés et suivi des CET;

- Suivi des propositions d'avancement et de récompenses;

- Participation aux réunions de service;

- Appui et conseil informatique aux membres de la mission;