Gestionnaire Administratif Courrier et Archives H/F

Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
Au sein du Bureau des Relations Usagers (BRU), le/la Gestionnaire administratif courrier et archives exercera l'essentiel de ses missions au sein de la section "courrier et accueil du public" et de la section " Section Archives, Inventaire et Numérisation".
Selon les besoins, il/elle peut être amené(e) à apporter son soutien de manière ponctuelle dans les autres sections du BRU, notamment les sections accueil du public et standard.
Section courrier et accueil du public :
- Trier et distribuer le courrier "arrivée"
- Enregistrer le courrier recommandé dans une application
- Analyser, pré-attribuer et enregistrer (numériser) le courrier réservé
- Affranchir le courrier "départ"
- Recevoir et tamponnner les actes au titre du contrôle de légalité
- Accuser réception des courriers et courriels usagers dans le cadre de la démarche "Qual-e-Pref"

Section Archives, Inventaire et Numérisation :
- Maitriser la réglementation des archives et des normes archivistiques (circulaires SIAF, tableaux de gestion, etc).
- Maitriser les concepts archivistiques : procédures de versement et de destruction.
- Appuyer les services dans la tâche d'archivage (méthode et accompagnement) tout au long du cycle de vie des archives : archives vivantes, archives intermédiaires et archives définitives.
- Assurer le maintien d'une politique d'archivage dans les services.
- Réaliser l'inventaire du mobilier de la Préfecture de région Ile de France, de l'immeuble « Noirmoutier », des DRIEETS et de la DRAC en appui avec la cheffe de section.

votre environnement professionnel :
Activités du service :
Le Service Général du Soutien Opérationnel a pour mission de fournir les outils et les moyens aux usagers de la préfecture afin que ceux-ci puissent exécuter leurs missions dans les meilleures conditions possibles. Le SGSO est constitué du Service Interministériel Départemental des Systèmes d'Information et de Communication (SIDSIC), du Bureau des Moyens et de la Logistique (BML), du Bureau des relations aux usagers (BRU) et du bureau des affaires administratives et financières (BAAF).

Composition et effectifs du service :
Le SGSO est composé de 80 agents
Le BRU est composé de 26 agents

- Liaisons hiérarchiques :
Le chef de la section courrier
La cheffe du bureau des relations aux usagers (BRU)
Liaisons fonctionnelles :
La cheffe de la section Archives, Inventaire et Numérisation