Assistante Administrative et de Direction H/F

Assistance Piscine

Assistance Piscine 33 est une TPE spécialisée dans l'entretien, le dépannage, la maintenance technique et la rénovation de piscines auprès d'une clientèle de particuliers, de copropriétés et de professionnels.

Dans le cadre du remplacement de notre assistante de direction, nous recherchons une personne rigoureuse, autonome et organisée, capable de prendre en charge le suivi administratif quotidien de l'entreprise et de faciliter la coordination entre la direction, les équipes techniques, les clients et les fournisseurs.

Missions principales
Sous la responsabilité directe du gérant, vous assurerez notamment les missions suivantes :

- gestion et suivi administratif des dossiers clients ;
- préparation, mise en forme et envoi de devis simples ;
- facturation des interventions et des chantiers ;
- suivi des règlements et relances des factures impayées ;
- traitement des bons d'intervention et vérification des éléments nécessaires à la facturation ;
- classement et archivage des documents administratifs ;
- mise à jour des dossiers dans le logiciel de gestion ;
- suivi de tableaux de bord administratifs et de trésorerie ;
- préparation et transmission des éléments au cabinet comptable ;
- gestion des courriers, courriels et demandes administratives courantes ;
- coordination avec les technico-commerciaux et les équipes terrain ;
- participation à l'amélioration et à la formalisation des procédures internes.

Missions complémentaires
Selon le profil et l'évolution du poste :

- suivi des contrats d'entretien ;
- préparation de documents RH ;
- suivi des congés, absences et éléments variables de paie ;
- gestion de certains dossiers fournisseurs ou assurances ;
- participation au suivi de la satisfaction client ;
- aide ponctuelle à la planification administrative des interventions.

Profil recherché
Nous recherchons une personne :

- organisée, méthodique et rigoureuse ;
- capable de gérer plusieurs dossiers simultanément ;
- à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de gestion ;
- disposant de bonnes qualités rédactionnelles et orthographiques ;
- capable de travailler en autonomie tout en respectant les priorités définies ;
- à l'aise dans les échanges avec les clients, les fournisseurs et les équipes internes ;
- sachant faire preuve de discrétion et de confidentialité ;
- capable de prendre des initiatives tout en assurant un reporting régulier auprès de la direction.

Une expérience dans une PME du bâtiment, de l'artisanat, de la maintenance ou des services techniques serait appréciée.

La connaissance du logiciel EXTRABAT serait un plus, mais une formation interne est prévue.

Compétences attendues:
- maîtrise des outils bureautiques et IA ;
- gestion administrative et commerciale ;
- facturation et relance clients ;
- classement et organisation documentaire ;
- suivi de tableaux de bord ;
- aisance téléphonique et rédactionnelle ;
- capacité à comprendre et appliquer des procédures internes.

Conditions du poste
. poste sédentaire basé à Margaux-Cantenac ;
. horaires réguliers ;
. contrat à temps plein 35h;
. rémunération selon expérience et niveau d'autonomie, de 2000 a 2500€ BRUT ;

Prise de poste possible a partir du 25 Aout.

Qualités humaines recherchées
Au-delà des compétences techniques, nous recherchons une personne fiable, stable et impliquée, capable de s'intégrer dans une TPE en forte évolution où la communication entre les différents pôles est essentielle.

Le poste nécessite de savoir prioriser, transmettre les informations au bon moment et contribuer à la fluidité générale de l'organisation.