Secrétaire en Résidence pour l'Antenne de Troyes H/F

Service Public

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la directrice de l'antenne de Troyes, le (la) titulaire du poste assure les missions principales suivantes :

-Participe à l'administration et à la gestion des résidences universitaires Léonard De Vinci, Courtines et Villehardouin, et du secrétariat de la restauration troyennes

-Assure l'accueil téléphonique et physique, réceptionne et transmet les messages écrits et oraux importants qui relèvent de la direction de l'hébergement et de la restauration, assure le secrétariat courant

-Assure le suivi Tempo des personnels et le suivi des heures réalisées par les agents, en étroite collaboration avec la directrice de la restauration et la directrice de l'antenne

-Transmet les demandes de recrutement personnels de l'hébergement et de la restauration, motivées et validées par la direction de la restauration ou de l'hébergement

-Assure le suivi et la transmission des informations sur la veille de nuit (maintenance, problème de discipline)

-Accueille et facilite la vie des étudiants : contact, information, orientation, courrier, formalités administratives

-Organise l'accueil des étudiants et autre public de passage

-Assure le suivi administratif des dossiers résidents et gère les dossiers de renouvellement

-Renseigne et tient à jour le logiciel "H3" des deux résidences Villehardouin et Vinci (et Courtines en cas d'absence de l'agent d'accueil), enregistre les arrivées, les départs, délivre les attestations d'hébergement, CAF et les codes WIFI

-Encaisse et enregistre les loyers, cautions, bordereaux CAF sur H3 (CB, chèques, espèces)

-S'informe sur les situations financières des étudiants, suit les règlements, élabore et édite les lettres de rappel

-Consulte l'application "Mes rendez-vous" pour les états des lieux d'entrée et de sortie, planifie et organise ceux gérés en direct

-Renseigne les RIB, garant et valide la provision sur "H3 Web"

-Consulte quotidiennement la centrale de réservation et valide les demandes

-Saisie les démissions des étudiants dans "H3"

-Saisie des remboursements CAF sur "DFTNET"

-Enregistre les demandes de réparation des résidents sur le logiciel dédié

-Peut être amené(e) à saisir les réservations en cas d'absence de l'adjointe administrative

-Peut être amené(e) à gérer des situations d'urgence (fuite, coupure d'électricité,.. contacter les personnels concernés)

-En cas d'absence d'agent de service ou en cas de surplus d'activité, réalise les états des lieux d'entrée et de sortie