Gestionnaire Administratif·ve et Financier·ère H/F
Universite Bordeaux Montaigne Bordeaux I
- Pessac - 33
- CDD
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Les compétences pour ce job
- Gestion des ressources financières
Détail du poste
L'UFR Langues et Civilisations compte environ 6200 étudiants, 230 enseignant.e.s titulaires et contractuel.le.s ainsi que 250 vacataires (chargé.e.s de cours) et 28 personnels administratifs.
L'UFR Langues et Civilisation est organisée en :
- 13 départements d'enseignement
- 1 accueil et 4 services administratifs
Le Bureau Service général et finances a pour mission l'élaboration du budget de l'UFR Langues et civilisations, le suivi de l'execution budgétaire ainsi que la gestion des dépenses (projets pédagogiques, missions des
personnels qui se déplacent à Agen et Bayonne) ainsi que les commandes diverses.
Le bureau a également en charge le recrutement et la gestion des enseignants contractuels, CDD et vacataires.
Sous l'autorité de la responsable du bureau, vos missions seront les suivantes :
Gestion des projets pédagogiques de l'UFR
Préparation de la commission mixte de l'UFR
Mise en oeuvre des aspects financiers et logistiques des projets pédagogiques :
- Gestion des états de conférences
- Commande et facturation de prestations de restauration et pauses café
- Liquidation des dossiers de déplacement
- Réservation ponctuelle de transport et d'hébergement.
Gestion des missions du personnel enseignant et des personnalités extérieures
Accueil des enseignants et distribution des ordres de missions,
Suivi des pièces en lien avec les enseignants,
Enregistrement puis remboursement des missions dans l'application dédiée
Engagement des frais et attestation du service fait dans l'application dédiée
Gestion des opérations financières
Bons de commandes, engagements, attestations de service fait
Etablissement et suivi des factures
Etablissement de fiches fournisseurs, relance des fournisseurs
Gestion du tutorat
Recueil des informations auprès des enseignants
Recrutement
Paiement
Activités associées
Accueil quotidien des enseignants
Suivi des documents administratifs
Participation à la logistique évènementielle
Participation aux appels d'examens
Participation aux élections liées à la vie institutionnelle de l'UFR et de l'établissement
Profil recherché :
Connaissances :
- Connaissance des techniques de secrétariat
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint
- Savoir rendre compte
- Communiquer
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Maîtriser les modes de communication à l'écrit et à l'oral.
- Savoir utiliser les outils bureautiques (Maîtrise de word et excel)
- Gérer la confidentialité des informations et des données.
Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Réactivité / Dynamisme
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel et du service public
Compétences autres :
- Maîtrise souhaitée des applications GFC Dépenses et GFC Missions
Contraintes spécifiques du poste :
- Pas de télétravail la première année
Le profil recherché
Compétences: Gestion financière et budgétaire,Rédaction de documents financiers
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 10/07/2026 - Réf : 211BNMM
