Secrétaire Pédagogique H/F AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationIFSI AVICENNE JEAN VERDIER - Formation initiale infirmièrePrésentation du service

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, personnels paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. https://www.aphp.fr

Actuellement, les IFSI AVICENE et J. VERDIER sont implantés en proximité du Groupement Hospitalier Paris Seine Saint Denis (GHUPSSD)
Le site dispose de salles de cours, de travaux pratiques et travaux de groupe, de bureaux, d'un centre de documentation, d'équipements audiovisuels et informatiques.
Formation en alternance (stages/cours) en partenariat universitaire avec l'Université Sorbonne Paris Nord (USPN), site de BOBIGNY. Ils accueillent 660 étudiants en formation initiale d'infirmier(e). Cette formation se fait en alternance cours /stages.
Les stages sont réalisés en majorité au sein de structures hospitalières et extra hospitalières du Département de la Seine Saint Denis, dont des structures du GHUPSSD.

Vos missions

Accueil des étudiants en soins infirmiers et des personnes extérieures
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Gestion du courrier
Mise en forme des documents
Communication des documents auprès de l'organisme gestionnaire CFDC
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Suivi des effectifs des cohortes et promotions, des interruptions de formation et réintégrations
Suivi des absences des étudiants en cours et en stage
Reprographie, classement et archivage des documents administratifs et pédagogiques
Participation à l'organisation des épreuves de sélection d'entrée IFSI
Gestion des documents administratifs d'entrée en formation
Participation à la surveillance des épreuves de validation de séquences d'enseignement
Gestion de la déclaration des accidents de travail des ESI et des membres de l'équipe
Gestion des indemnités de stage
Gestion des remboursements des frais de transport
Etablissement des conventions de stage et des feuilles de mises en stage
Participation à la gestion des stages des étudiants à diplômes étrangers (Article 09 - A 31/07/2009)
Participation aux groupes de travail en lien avec des activités administratives et aux manifestations institutionnelle
Archivage des anciens dossiers scolaires ( destruction ou versement à Bicêtre).

Profil recherché

BAC professionnel secrétariat

Schéma horaireJourTemps de travail7h30TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP

SAVOIR FAIRE REQUIS
Maitriser les outils bureautiques (Word, Power point, Excel)
Filtrer les appels et les demandes
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome
Rédaction de compte rendu de réunion
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Définir un plan de classement et d'archivage
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
S'inscrire dans une démarche qualité

CONNAISSANCES ASSOCIEES:
Organisation et fonctionnement interne de l'institut
Bureautique / Accueil téléphonique / Communication /relations interpersonnelles
Classement et archivage / Connaissance du référentiel de formation infirmier
Gestion administrative des dossiers individuels des étudiants

PRE-REQUIS
Formation secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV)
Bonne expression écrite et orale
Capacité à gérer des dossiers, rédiger des lettres simples et des comptes rendus

Description de l'hôpital
L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent.
Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ?
Venez nous rejoindre !Référence de l'offre2026-23073