Directeur -Trice Adjoint -E des Résidences du Neudorf H/F
Service Public
- Strasbourg - 67
- Fonctionnaire
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
- Exp. 4 ans min.
Les missions du poste
Fonction :Adjoint-e au directeur des résidences du Neudorf
Encadrement : Environ 25 agents
Description du poste
Sous l'autorité du Directeur des Résidences du Neudorf, l'Adjoint/e est chargé/e de coordonner, organiser et manager l'ensemble des services administratifs et de la veille ainsi que de remplacer le Directeur en son absence.
Activités principales:
1. Gestion locative
Avant l'arrivée du résident
· « EBAIL » : contrôle des dossiers notamment garants physiques et VISALE (saisie visa)
· Contingents étudiants sous convention: vérification dossiers (relance, demande pièces)
· « H3 Web »: Vérification pièces obligatoires (assurance, certificat de scolarité, RIB)
· «Mes RDV»: Envoi du mail type de prise de RDV pour l'EDL d'entrée
· Préparation du carton d'arrivée (clés, paiement, assurance en fonction des RDV du lendemain
· Organise la réalisation des états des lieux d'entrée
Pendant le séjour de l'étudiant
· À l'arrivée du résident: remise attestation CAF, code WIFI et de l'attestation d'hébergement
· « H3 »: saisie des arrivées/départs et facturations dégradations/réparations.
· « Ma Résidence »: saisit les demandes de réparations par suite des EDL
· Contingents étudiants sous conventionUNISTRA: veille au suivi du remplacement S1 et S2
· Suivi des disponibilités. suivi du niveau de remplissage pour éviter le surbooking
Départ de l'étudiant
· «Mes RDV»: Envoi du mail type de prise de RDV pour l'EDLS
· Organise les états des lieux de sortie (EDLS)avec le Responsable de l'entretien
· Saisit les demandes de réparations dans « Ma Résidence » après EDLS et facture dans «H3»
2. Gestion comptable et juridique
· Mandataire de la régie de l'hébergement (encaissement par TPE, chèques, etc.)
· Transmission mensuelle des documents de gestion réglementaire par voie dématérialisée
· Édition des lettres de rappel et mise en jeu de la garantie VISALE
· Gère la caisse: utilisation et justification des menues dépenses en espèces
· SDNT: Avec le Directeur, suit les dossiers contentieux et transmet à la DAFC et au service juridique
· ORION: saisie et suivi des commandesdématérialisées (Bons de commande, Factures, Droits constatés et Réductions d'ordre et liquidation des dépenses)
· Prépare, établit, transmet, suit les devis et factures d'hébergement
· Commande sur «EPONA» pour les marchés concernés et suit les stocks (entrées, sorties, inventaires)
· Responsable du suivi du stock de fournitures administratives et du réassort éventuel
3. Management de l'ensemble de l'accueil-secrétariat et de la veille
· Piloter, organiser et planifier le travail au sein du service administratif (y compris les étudiants)
· Gestion des RH : effectif, planning, communication des absences et congés, CET.
Le profil recherché
Diplôme - expérience:
- expérience en encadrement souhaitée
- expérience en hôtellerie / hébergement de 4 ans souhaitée
- diplôme de niveau 6 (Bac +3) apprécié
Connaissances:
· Connaître son environnement professionnel et s'y situer,
· Maitriser son domaine d'activité et s'adapter aux nouveaux logiciels,
· Maîtrise des outils, protocoles, législation et procédures mis en place,
Compétences opérationnelles:
· Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins de la structure,
· Capacité à travailler en équipe et en autonomie,
· Capacité à réagir dans l'urgence en déterminant les priorités,
· Maîtrise de l'organisation du travail et des méthodes de planification et respect des délais,
· Capacité à utiliser un programme informatique,
· Capacités rédactionnelles,
· Savoir organiser son travail de manière autonome,
Compétences comportementales:
· Rigueur, sens de l'organisation,
· Sens aigu du service à l'étudiant,
· Qualités physiques(dynamisme, bonne résistance physique),
· Qualités interpersonnelles (courtoisie, résistance au stress, honnêteté),
· Qualités relationnelles: esprit d'équipe, respect de la hiérarchie, ponctualité, serviabilité.
Bienvenue chez Service Public
Les Résidence du Crous du Neudorf dispose de 1133 logements étudiants (chambres et studios) répartis en 4 bâtiments (Weiss 1, Weiss 2, les Cattleyas et le Bruckhof). Le chiffre d'affaires annuel avoisine 4 millions d'euros. La structure globale comprend entre 25 et 30 collaborateurs selon le calendrier universitaire.
Publiée le 10/07/2026 - Réf : 2026-2327294
