Assistant de Direction Petite Enfance - Sevran H/F

Communes

Assiste le directeur petite enfance dans l'organisation et la gestion administrative de la direction

Assiste le directeur petite enfance dans l'organisation et la gestion administrative de la direction

Missions principales :

* Assurer la relation avec les usagers, fournisseurs ou services utilisateurs (accueil téléphonique du public), apporter les réponses aux demandes formulées, orienter selon les besoins, et faire le lien avec le directeur petite enfance selon les demandes


* Faciliter !'interface et la transmission des informations entre la Direction Générale, le directeur Petite Enfance, les directeurs de structures et les services extérieurs
* Traiter et suivre les dossiers administratifs selon !'organisation et les besoins du service (marches..)
* Participer au montage administratif des projets (journées pédagogiques, fêtes... ) en lien avec les directions d'établissements ou les partenaires
* Proposer des outils de pilotage et de gestion afin d'améliorer le fonctionnement du service et de répondre au mieux aux demandes des usagers


* Être garante du respect des procédures administratives (arrivée et départ du courrier, production de documents, délibérations et décisions, charte graphique, signatures, classement et archivage collectif...) et des circuits de décisions


* Participer a la gestion de !'agenda du directeur petite enfance
* Préparer les réunions (ordre du jour, dossiers, salle ... ) et assurer la rédaction des compte-rendus
* Établir et suivre les commandes administratives et consommables (hygiène) ainsi que les stocks
* Gérer !'information, le classement et archivage des documents
* CAMA : pré-inscriptions des démarches en ligne, gestion matérielle (salle, convocation, tableaux divers..) ...



Ressources humaines :

* En lien avec la DRH, suivre la situation administrative des agents : contrats de travail, absences (événements familiaux, formations, grève... ), et en lien avec l'infirmière de prévention de la Direction Petite Enfance, renseigner le tableau de suivi pour les arrêts maladie ordinaires, AT, congés longue maladie...


* Être garante du respect des procédures administratives RH (demande de recrutement, suivi de contrats, demandes de formations, ...)


* Assurer le suivi du tableau des effectifs de la Direction Petite Enfance, gérer et suivre les demandes de recrutement
* Établir les tableaux de congés : OPE et directions d'établissements
* Établir les relevés des astreintes et éléments variables des paies des agents vacataires


* Assurer le suivi des demandes de formation faites auprès du service formation Participer a l'élaboration du plan de formation
* En lien avec la DRH et les directrices des établissements établir le tableau de suivi d'accueil des
* stagiaires



Référente communication de la Direction Petite Enfance