Sgcd25 - Chef du Pôle Standard Courrier et Reprographie H/F

Prefecture du Doubs

Groupe RIFSEEP : 1

Sous l'autorité du chef du service logistique et immobilier hors Viotte, vous animez et encadrez une équipe de 4 agents de catégorie C, répartis au sein du pôle courrier/reprographie et du standard, dans le respect de la politique managériale du SGCD. Vous veillerez à tenir cette ligne managériale notamment dans le cadre de la communication auprès de l'équipe, de la prise de décisions et du contrôle des actions.
Vous exercerez vos missions au profit des services de la Préfecture, des deux Sous-Préfectures, des DDI et des services de l'État situés dans le Département.


Vous êtes, plus particulièrement, chargé(e) de:


Le pilotage du courrier et des flux documentaires

-Coordination de la gestion du courrier entrant et sortant, du courrier électronique (MAARCH) et des parapheurs,
- Organisation et suivi des circuits de transmission au sein des services,
- Encadrement de l'équipe dédiée et garantie de la continuité du service.


L'encadrement et la coordination des équipes et activités du pôle

- Management des agents chargés du courrier, de la reprographie et du standard,
- Organisation des activités, répartition des tâches et accompagnement des équipes,
- Gestion des absences, recrutements et suivi des entretiens professionnels.


La gestion logistique et technique des moyens matériels

- Gestion et suivi des parcs d'impression et des machines à affranchir (Préfecture et sites distants),
- Organisation des achats, gestion des stocks et des consommables,
- Réalisation d'inventaires et suivi technique des équipements,
- Supervision des opérations de maintenance et coordination des interventions techniques.


Le suivi administratif, budgétaire et contractuel

- Participation à la préparation et au suivi des marchés,
- Supervision des prestataires externes et contrôle de la conformité des prestations et commandes,
- Vérification des factures et participation à la gestion administrative et budgétaire du pôle.


Le pilotage de l'activité reprographie et de la production documentaire

- Organisation et supervision des travaux de reprographie et de façonnage,
- Conseil technique et proposition de solutions adaptées aux besoins des services,
- Conception graphique et réalisation de supports de communication,
- Contrôle de la qualité des productions et suivi de la maintenance de premier niveau des matériels.


La supervision du standard et de l'accueil téléphonique

- Coordination, organisation et suivi du standard téléphonique de la préfecture,
- Garantie dea qualité (Démarche Quali-ATE) et de la continuité de l'accueil téléphonique.


Les missions transversales du service

- Suivi et analyse des indicateurs du SGCD,
- Gestion des parkings,
- Administration et mise à jour du site intranet,
- Participation aux démarches qualité et aux actions transversales du service.