Ama Service de Gastro Entérologie Pédiatriques Hôpital Necker H/F AP-HP

Travail en collaboration avec les équipes mobiles : EOH, soins palliatifs, douleur kinésithérapeutes, diététiciens

Travail en collaboration avec l'unité de Soins Continus, la Réanimation Médico-chirurgicale, le Bloc Opératoire et les autres services de Necker selon les spécialités

COMPOSITION DE L'EQUIPE

- Chef de Service : Pr Frank RUMELLE

- 2 PU-PH, 7 PH, 3 PHC, 3 Chefs de Clinique, 2 Dr Juniors, Attachés et Consultants

- 1 cadre de santé

- 5 IDE d'ETP et de coordination

- 2 diététiciennes

- 1 assistance sociale

- 3 psychologues

- 1 éducatrice

- 5 secrétaires

LIAISON HIERARCHIQUES

Encadrante AMA du DMU MICADO : Mme C. LECONTE

Chef de Service : Pr F. RUMMELE

et liaisons fonctionnelles : personnel médical, paramédical, administratif

Vos missions

MISSIONS PRINCIPALES
Assurer le secrétariat du Pr PIGNEUR (PUPH) Responsable des Hôpitaux de jour pluridisciplinaires et du Dr ABI NADER (PH)

• Organisation de réunions ou visio-conférences via l'assistant de planification Outlook et Teams : réservation de salle, saisie mise en forme et diffusion de programme etc
• Réceptionner les appels téléphoniques, les orienter, prendre et transmettre efficacement les messages
• Préparation des consultations : création des masques de compte rendu, suivi des dossiers et des documents nécessaires (résultats d'examens, comptes rendus, courriers...)
• Organisation et optimisation du planning des rdv : programmation de rendez-vous de 1ere consultation, téléconsultation, consultation privée (Dr ABI NADER) et consultation de suivi en partenariat avec le bureau des rendez-vous
• Suivi des différentes cohortes en collaboration avec l'infirmière coordonnatrice : MICI, proctologie, gastro-entérologie
• Suivi des demandes de 1ere consultations ou annulations/report de rendez-vous sur le logiciel LORAH
• Saisie des bilans et examens (endoscopie, échographie) dans le logiciel SUVIMIC
• Codage des consultations dans le logiciel Bamara
• Saisie, relecture et mise en forme de documents, comptes rendus, rapports, et courriers divers
• Saisie et mise à jour de documents propres au service (protocoles...)
• Classement et envoi des courriers
• Gestion et tenue du dossier médical (classement, archivage)
• Numérisation et insertion de documents dans le dossier informatisé du patient (ORBIS)
• Gestion des courriers électroniques
• Participer à la gestion des courriers en interne et en externe : envoi, relève, distribution
• Participer à l'activité d'archivage : gestion des demandes et des retours de dossiers médicaux en lien avec le service des Archives Centrales
• Gestion et traçabilité des demandes de communication des dossiers médicaux en lien avec le service juridique
• Participer à la formation et au tutorat des stagiaires et nouveaux professionnels du secrétariat
• Assurer par secteur d'activité le remplacement des collègues lors des congés et une aide ponctuelle si charge de travail importante

Profil recherché

QUALITES ET COMPETENCES
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Savoir travailler en équipe et avec plusieurs praticiens et professionnels paramédicaux
- Identifier, analyser et prioriser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle
- Elaborer, adapter et optimiser un planning de travail
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer les données, les informations, les documents de diverses natures pour en assurer la traçabilité
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser les outils bureautiques et logiciels institutionnels
- Faire preuve d'organisation et être en capacité de prioriser ses actions
DIPLOMES ET OUTILS
Baccalauréat F8, SMS, ST3S
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Pack Office, Orbis

Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailTravail sur une amplitude horaire 7h30 en temps plein, du lundi au vendrediTélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP

• Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances...)
• Remboursement à 75% du titre de transport
• Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
• Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe...), salle de repos en libre accès...
• Possibilité d'évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L'encadrement est à l'écoute de vos souhaits de carrière.

Description de l'hôpitalSitué à Paris (15è arrondissement), l'hôpital Necker est le premier hôpital pédiatrique au monde. Il propose l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales pédiatriques. Doté d'une maternité de type 3, Necker possède également un service adulte spécialisé (néphrologie, transplantation rénales, hématologie, maladies infectieuses). Le site comprend, par ailleurs, 52 centres de référence maladies rares, 45 centres de compétences et 5 filières de santé maladies rares. Référence de l'offre2026-23035