Responsable Domiciliation - Paris H/F Tiime

💡Ce qu'on te propose pour ce poste :

Le/la Responsable Domiciliation aura pour mission de piloter l'activité de domiciliation au quotidien, depuis l'onboarding des clients jusqu'à la gestion opérationnelle des contrats, du courrier, des obligations réglementaires et de la relation client.

Il/elle sera garant(e) de la bonne exécution du service, de la conformité des dossiers et de la qualité de l'expérience client.

1. Structuration et pilotage de l'activité

• Participer à la mise en place et à la gestion opérationnelle de l'activité Tiime Domiciliation.

• Définir et formaliser les process internes : onboarding client, vérification des dossiers, gestion du courrier, résiliation, renouvellement, suivi des anomalies.

• Mettre en place les outils de suivi de l'activité : volumes, délais de traitement, incidents, satisfaction client, conformité documentaire.

• Identifier les points de friction opérationnels et proposer des améliorations continues.

2. Gestion des dossiers clients

• Vérifier la complétude et la conformité des dossiers de domiciliation.

• Assurer la bonne contractualisation des clients et le suivi des contrats de domiciliation.

• Gérer les renouvellements, suspensions, résiliations et demandes spécifiques.

3. Conformité et obligations réglementaires

• Veiller au respect des obligations liées à l'activité de domiciliation.

• S'assurer de la bonne tenue des registres et documents obligatoires.

• Participer à la préparation des contrôles éventuels des autorités compétentes.

• Garantir la traçabilité des opérations et la conservation des documents nécessaires.

• Alerter en cas de dossier incomplet, incohérent ou présentant un risque particulier.

4. Gestion opérationnelle du courrier et du lieu

• Superviser la réception, le tri, le scan, l'indexation et la mise à disposition du courrier client.

• Contrôler la qualité et les délais de traitement du courrier.

• Organiser la gestion physique du lieu de domiciliation.

• S'assurer que les standards d'accueil, de sécurité et d'organisation sont respectés.

5. Relation client et support

• Répondre aux demandes clients complexes liées à la domiciliation.

• Accompagner les clients dans leurs démarches administratives liées au siège social.

• Traiter les réclamations et incidents.

• Collaborer avec les équipes internes Tiime : sales, support, juridique, produit, comptabilité, opérations.

6. Encadrement opérationnel

• Encadrer et former les profils plus juniors sur les procédures de domiciliation.

• Contrôler la bonne exécution des tâches quotidiennes.

• Être le point de référence interne sur les sujets de domiciliation.

💻Ce que nous pouvons t'apporter :

• Nous avons à coeur le bien-être de nos équipes : Tiime a été récemment labellisé Great Place to Work!

• Le dynamisme et la bonne humeur d'une entreprise à taille humaine,

• Une opportunité pleine de challenge : il y a tout à construire !

• De beaux locaux situés Avenue Marceau à Paris 16
  

🔎 Profil recherché :

• Expérience de 3 à 5 ans minimum dans une activité de domiciliation, secrétariat juridique, formalités d'entreprise, services administratifs aux entreprises, office management ou environnement réglementé,

• Une expérience directe dans une société de domiciliation est fortement souhaitée,

• Bonne compréhension des enjeux liés à la création d'entreprise, au siège social, au Kbis, aux formalités administratives et à la gestion documentaire,

• Bon relationnel client