Adjoint des Cadres Suivi des Dépenses et Consommations Énergétiques et l'Aide au Pilotage de la Masse sa H/F

Service Public

Missions générales

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du poste.
Suivre et gérer les processus administratifs.


Missions du poste:

Conseil auprès des services
- Accompagne les différents services dans l'élaboration des plans de congés et grilles horaires
- Met en forme les documents utiles à l'exercice de leur mission (Blanchisserie principalement)

Gestion administrative

Rédaction et suivi des:
- Comptes-rendus des commissions des marchés publics et des réunions du service,
- Maquettes des documents utilisés pour les DCE
- Calendrier annuel des consultations à organiser
- Récapitulatif des contrats de marchés en cours
- Tableau de fin de contrats afin de programmer leur renouvellement
- Documents de mise à jour des attestations obligatoires
- Déclaration annuelle des marchés notifiés
- MAPA simplifiés (uniquement suivi)
- Décisions pour les régies de recettes et d'avances
- Participation à la construction de l'ensemble des procédures et supports développés par la Cellule des Marchés Publics
- Prise de notes et mise en forme des courriers concernant les budgets (procédures contradictoires, rendus exécutoires, demandes de crédits supplémentaires ...)
- Relation avec la Trésorerie concernant les budgets et les régies
- Élaboration et suivi des plans de congés et des grilles horaires des services rattachés
- Courriers à l'intention des tiers (fournisseurs, prestataires, entreprises...)
- Prise de rendez-vous (partenaires économiques, candidats, stagiaires...)
- Édition des documents utiles à la Blanchisserie pour leurs divers suivis.


Travail en binôme avec le pilote du marché

· Participer à la négociation avec le référent technique du dossier via la plateforme
· Remplir le tableau d'analyse des offres (pour la partie tarifaire) et vérifier les formules de calcul pour les notes finales (respect des critères de sélection des offres)
· Suivre les dossiers de sous-traitance.
· Gérer les aménagements nécessaires aux contrats en lien avec la personne désignée «chargée d'exécution» pendant la vie du marché

Rédaction des documents du service et classement

· Participer à l'élaboration de l'ensemble des procédures et supports développés par la Cellule des Marchés Publics
· Classer et archiver les documents qu'ils soient sous format papier ou dématérialisé
· Veiller au respect des méthodes retenues pour l'ensemble des dossiers de la CMP

Activités

· Etablir une communication avec les candidats pour l'aspect administratif et la relation avec les utilisateurs internes
· Gérer simultanément les procédures multiples
· Participer à des réunions (réunions de service - Commission de Marchés Publics)
· Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports
· Utiliser les procédures, outils, protocoles spécifiques aux achats publics h