Secrétaire au Sein du Pôle Ercos de l'Utbm H/F

Universite de Technologie de Belfort-Mon

Le/la secrétaire d'équipe est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du responsable du pôle
ERCOS.
Il/elle travaille en lien fonctionnel avec les enseignants-chercheurs, chercheurs, ingénieurs,
ainsi qu'avec les services administratifs, financiers et ressources humaines de l'UTBM.

VOS MISSIONS PRINCIPALES :

Le/la secrétaire d'équipe assure un appui polyvalent administratif, logistique, financier et organisationnel au sein du pôle ERCOS du laboratoire ELLIADD.

Dans ce cadre, il/elle est chargé(e) notamment de :

- Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du pôle ERCOS et réaliser des actes administratifs dans le respect des règles, procédures et techniques en vigueur au sein de l'établissement.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes (personnels, usagers, partenaires institutionnels et scientifiques).
- Assurer le soutien logistique du pôle (gestion des locaux, matériels, fournitures) et l'organisation des manifestations scientifiques (réunions, séminaires, colloques, conférences, visites, festivales).
- Alimenter des tableaux de bord et réaliser des extractions dans les systèmes d'information administratifs, financiers et ressources humaines.
- Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données nécessaires à la gestion administrative et scientifique du pôle.
- Instruire les dossiers administratifs en vérifiant leur régularité juridique, administrative et fi nancière.
- Participer à la gestion administrative, fi nancière et/ou des ressources humaines du pôle ERCOS en appliquant les procédures de l'établissement.
- Assurer le suivi financier du pôle ERCOS (budget, EOTP, fonctionnement et investissement)
- Répondre aux demandes d'information des services internes de l'UTBM ainsi qu'aux sollicitations externes.
- Sélectionner, traiter et diffuser l'information en interne et en externe via les supports de communication institutionnels (site ERCOS, site ELLIADD, LinkedIn, etc.).
- Assurer la gestion administrative des P2I en lien avec le FISE Mécanique et Ergonomie.
- Assurer la gestion du matériel (entrées et sorties) de la plateforme ESPACE ERCOS.
- Contribuer au suivi administratif et organisationnel des activités et projets du pôle ERCOS

VOTRE PROFIL :

- De formation en secrétariat, assistanat de Direction, gestion administrative ou équivalent.
- Expérience exigée 1 an minimum.
- La maîtrise de l'anglais constitue un atout.

ENVIRONNEMENT ET CONDITIONS DE TRAVAIL

- Environnement universitaire et scientifique au sein de l'UTBM
- Travail en interaction avec des équipes de recherche pluridisciplinaires
- Participation ponctuelle à des événements scientifiques

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES ATTENDUES

- Sens de l'organisation et de la rigueur
- Esprit d'initiative et autonomie
- Capacité d'adaptation à un environnement évolutif
- Sens du service et du travail en équipe

Type de contrat : CDD - contrat de RECHERCHE d'un an renouvelable
Vacance du poste : À pourvoir début septembre 2026
Salaire mensuel brut : 1 954€ brut mensuel
Durée hebdomadaire de travail : 37h30 - 50 jours de congés payés annuels
Localisation principale : Site de Montbéliard

Envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) à :
****@****.**
Date limite de dépôt des candidatures : 19/07/2026