Assistante - Assistant de Direction Bureau des Cabinets Mesre H/F
Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale
- Paris 7e - 75
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public d'état
Les compétences pour ce job
- Anglais
Les missions du poste
Au sein du cabinet du ministre de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Espace, l'assistant(e) devra assister le/les membre(s) du cabinet du ministre dans l'organisation de leur travail quotidien.
Ses missions consisteront principalement à :
Assurer la gestion des rendez-vous et planning d'un ou plusieurs membres de cabinet ;
Gérer une ou plusieurs messageries électroniques et veiller à la mise à jour des contacts ;
Assurer l'accueil téléphonique, le filtrage d'appels et l'accueil physique des invités ;
Assurer la préparation et l'organisation de réunions (convocations/invitations, préparation des dossiers, réservation de salles et autres demandes logistiques/informatiques quotidienne en lien avec le bureau des cabinets) ;
Traiter, mettre en forme et si nécessaire valoriser les supports écrits (courriers, rapports, notes etc.) ;
Suivre et savoir rendre compte de l'avancement des dossiers et parapheurs en cours de traitement (via un suivi personnel et/ou via l'application de gestion électronique du courrier « ELISE »;
Archiver et savoir organiser un plan de classement des dossiers ;
En outre, l'assistant(e) devra faire preuve de disponibilités, de polyvalence et de transversalité car il/elle pourra se voir confier des missions supplémentaires d'appui et de soutien à d'autres secrétariats en particulier dans la coordination et l'organisation de réunions, de déplacements ou d'évènements thématiques.
Le profil recherché
Une formation et/ou une expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat au sein d'une administration ou d'un cabinet ministériel serait un atout.
CONNAISSANCES
Maîtrise de l'environnement institutionnel et administratif : Bonne connaissance de l'administration centrale et de l'environnement institutionnel et ministériel ; Connaître ou acquérir rapidement les bases de l'environnement professionnel d'un secrétariat de cabinet ministériel ; Acquérir et maitriser rapidement les règles relatives au traitement des dossiers, des agendas, des déplacements, des réunions et des aspects logistiques. Un bonne connaissance de l'anglais serait un plus.
Maîtrise des outils bureautiques et numériques : Utiliser les différents logiciels et applications de bureautique, de collaboration et de communication ainsi que les applications de gestion documentaire et de planification.
SAVOIR-FAIRE
Sens de l'organisation : Savoir organiser et traiter, avec méthode, autonomie et exigence, plusieurs dossiers simultanément ; Anticiper les échéances et assurer un rôle d'interface avec les différents services et partenaires du cabinet.
Analyser et prioriser les informations : Identifier et évaluer les enjeux, hiérarchiser les urgences, assurer un suivi des demandes et respecter les délais. Faire preuve de réactivité et être en capacité de travailler dans l'urgence.
Communiquer avec des interlocuteurs institutionnels et administratifs : Capacités rédactionnelles dans la production de courriers et plus généralement dans les échanges mails avec les acteurs institutionnels et administratifs. Savoir communiquer et rendre compte auprès de ses collègues et de sa hiérarchie. Plus généralement, d'excellentes compétences en expression orale et écrite sont attendues.
SAVOIR-ÊTRE
Discrétion et sens de la confidentialité
Rigueur et sens de l'organisation
Réactivité et capacité d'adaptation
Travail en équipe
Bienvenue chez Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale
Publiée le 08/07/2026 - Réf : MENJ-30-2026-42791
