Assistante Coordinatrice - Mairie de Bethune H/F
Communes
- Béthune - 62
- Fonctionnaire
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Assurer le soutien administratif du pôle Cadre de Vie. Participer à la coordination administrative des activités des équipes techniques afin de garantir le bon fonctionnement des services.
Assurer le secrétariat Cadre de Vie
- Planifier et organiser les réunions de la direction : réunions de coordination, réunions avec les encadrants, comité de direction, proposer des ordres du jour, rédiger et mettre en forme les comptes- rendus ou relevés de décision et en assurer leur diffusion et effectuer le suivi des décisions prises (tableaux de bord)
- Assurer la coordination administrative de la direction
- Assurer la transversalité au sein des services
- Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante
- Gérer les courriers, courriels et appels téléphoniques.
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques.
- Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs d'activité.
- Réceptionner et gérer les boîtes mails
- Gérer les courriers « arrivée et départ » : mettre en place et assurer un suivi de la circulation des documents (à l'arrivée et au départ)
- Suivi de l'évaluation et des feuilles de route
Assurer le suivi et participer à la rédaction des actes administratifs
- Participer à la préparation, à la rédaction et à la mise en forme des actes administratifs relevant du pôle Cadre de Vie (décisions, arrêtés, délibérations, conventions, notes et courriers administratifs)
- Assurer le suivi des actes administratifs jusqu'à leur signature, leur transmission et leur exécution
Le profil recherché
Savoirs
- Connaître le fonctionnement d'une collectivité et les circuits de validation et les procédures administratives
- Avoir des capacités rédactionnelles : courriers, actes administratifs,
- Posséder des compétences avancées dans l'utilisation des outils informatiques et de télécommunication (bureautique, messagerie électronique, internet et logiciels métiers)
- Posséder une bonne maîtrise de l'expression orale et de la rédaction écrite
Savoirs faire
- Savoir gérer des plannings et des tableaux de bord
- Posséder un forte capacité d'anticipation, d'organisation et de rigueur
- Aptitude à travailler en équipe et en lien avec des interlocuteurs multiples
- Aptitude à la prise d'initiative en lien avec sa hiérarchie
- Capacité à la rédaction et maitrise des techniques de secrétariat (prise de notes, comptes rendus)
- Avoir le sens de l'organisation, des responsabilités, esprit d'initiative et créativité
- Savoir ordonner les priorités et gérer de "front" plusieurs dossiers
- Maîtrise de l'outil informatique, bureautique et logiciels métier (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Powerpoint...)
Savoirs être
- Sens de l'organisation et de la planification.
- Rigueur et fiabilité.
- Autonomie.
- Discrétion professionnelle.
- Esprit d'équipe.
- Qualités relationnelles.
- Capacité d'anticipation et d'adaptation.
Environnement de travail
- Travail de bureau
- Disponibilité en fonction des obligations du service
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Station assise prolongée
- Travail sur outil bureautique
Publiée le 08/07/2026 - Réf : O062260703002490