Assistant Scolarité H/F

Ecole Superieur Chimie Organ Minerale

École d'ingénieur dynamique, nous formons les talents de demain. Pour accompagner nos étudiants et notre corps enseignant tout au long de l'année universitaire, nous recherchons un(e) Assistant(e) Scolarité. Au coeur de la vie de l'école, vous serez l'interlocuteur(trice) privilégié(e) de publics variés (étudiants, parents, enseignants) et le garant du bon déroulement du cursus scolaire.

1. Gestion de la Scolarité & Relation Publique

Accueil & Information : Assurer l'accueil quotidien et l'information des étudiants, parents et enseignants (incluant une permanence durant la pause-déjeuner).
Inscriptions & Rentrées : Organiser et gérer les formalités administratives et pédagogiques, créer les dossiers des élèves et éditer les documents officiels (certificats, attestations).
Examens & Jurys : Planifier les sessions d'examens (initiaux, rattrapages, contrôle continu), coordonner l'équipe de surveillance, préparer les documents légaux (feuilles d'émargement, copies) et participer aux jurys.
Diplômes & Enquêtes : Éditer et tenir le registre des diplômes d'ingénieur (et suppléments FR/EN) ; assurer le suivi des effectifs et répondre aux enquêtes officielles (CTI, FGL.).

2. Référent Logiciel de Scolarité (Aurion)

Créer et mettre à jour les cursus et les règles de calcul dans le système Aurion.
Gérer le suivi, la saisie et la synthèse des notes pour la préparation des jurys.
Assurer le bon fonctionnement et la mise à jour de la base de données (BDD, WebAurion) et piloter le processus d'inscription en ligne.

3. Interface Informatique & Partenariats Extérieurs

Lien DSI / UTC : Transmettre les données vers le système Demeter UTC (activation des badges et mails étudiants), générer les fiches login et les listes de diffusion globales.
Partenariats : Collaborer avec des interlocuteurs variés : Universités partenaires, Réseau FGL (suivi des échanges) et les services du Rectorat.

Profil Recherché

Compétences techniques :
Maîtrise courante des outils bureautiques (Excel, Word) et des logiciels de communication/planning.
Une expérience ou une connaissance technique approfondie de la gestion d'un cursus étudiant et des logiciels de scolarité (la maîtrise d'Aurion est un plus).
Savoir-faire :Rigueur administrative exemplaire et respect strict des délais.
Grand sens de l'organisation, autonomie et esprit d'initiative.
Fortes capacités d'analyse, de synthèse et aptitude avérée pour le travail en équipe.

Savoir-être :
Sens aigu de l'accueil, de la confidentialité et de la discrétion.
Disponibilité, curiosité et grande capacité d'adaptation face au changement.