Secretaire d'Établissement H/F Fondation La Vie Au Grand Air I Priorité Enfance

La Fondation recrute, pour ses Accueils Educatifs en Auxerrois

1 poste de Secrétaire d'établissement à TEMPS PLEIN en CDD basé sur Auxerre,

à pourvoir , dès que possible

Sous la responsabilité du Directeur, en binôme, la secrétaire d'établissement veille et assure l'organisation administrative de l'établissement grâce à ses qualités organisationnelles et administratives. Elle est l'interface entre les principaux interlocuteurs externes (familles, partenaires), les interlocuteurs internes, les équipes éducatives et la direction de l'établissement.

Organisation administrative et vie de l'établissement.

• Accueillir et orienter les visiteurs sur l'établissement.
• Assurer le standard téléphonique : filtrage, orientation des appels.
• Transmettre les messages (fax, mails, appels et messages téléphoniques) aux interlocuteurs concernés.
• Gérer le courrier (départ et arrivée) : Réceptionner et enregistrer le courrier, trier, diffuser.
• Mettre en forme et imprimer des courriers et rapports divers.
• Gérer le stock et les commandes de fournitures de bureau et fournitures scolaires.
• Créer et mettre à jour des documents administratifs (listes diverses).
• Imprimer les documents relatifs à la loi 2002-2 (livret d'accueil, projet d'établissement, règlement de fonctionnement) et veiller à la mise à jour des annexes.
• Classer et archiver les documents divers.
• Déclarer les sinistres des personnes et des biens, ainsi que les incidents liés aux enfants auprès des assurances.
• Mettre à jour le tableau d'affichage : offres d'emploi, affichage légal, vie de l'établissement.
• Suivre le parc automobile de l'établissement en lien avec les agents d'entretien.
• Renseigner et rechercher les informations pour le rapport d'activité de l'établissement.
• Gérer les transports des enfants : demande de devis, réservation autocar/taxis.

Gestion des dossiers des mineurs et jeunes majeurs accueillis.

• Réceptionner et transmettre les dossiers d'admission des jeunes.
• Tenir le registre des enfants (entrées/sorties).
• Renseigner et scanner les informations concernant le dossier des jeunes dans le logiciel Nemo.
• Veiller à la mise à jour des informations du dossier des jeunes.
• Etablir, via Nemo, la facturation mensuelle ou l'état de présence des jeunes et l'envoyer auprès des interlocuteurs concernés (service tarification du Conseil départemental et Direction Régionale après validation de la Direction).
• Suivre les dossiers scolaires des jeunes en lien avec les éducateurs : suivre et envoyer des bulletins, collecter et transmettre les certificats de scolarité.
• Suivre le dossier santé des jeunes en lien avec l'infirmière.
• Suivre les CMU et relancer auprès des référents ASE.
• Préparer les imprimés du dossier administratif du jeune (autorisation de sortie d'hôpital, autorisation de soins, autorisation d'opérer) à remettre aux parents au moment de l'admission.
• Suivre les échéances des décisions et envoyer les documents dans le respect des procédures et des délais.
• Suivre la constitution et le renouvellement des dossiers MDPH.

Missions ponctuelles

• Aider à la préparation des salles (réunions, APP, séminaires, formations, élections professionnelles...).
• Participer à l'organisation d'évènementiels ponctuels (portes ouvertes, forums emploi, speed dating...).
• Participer à la rédaction des rapports d'activité.