Cat B Assistant de Direction au Sein du Service du Contrôle Budgétaire et Comptable Ministériel H/F

Direction du Budget (DB)

Le ou l'assistant(e) de direction devra effectuer les tâches suivantes :

- assurer les tâches courantes d'un secrétariat de direction.
- assurer l'accueil physique et téléphonique ;
- préparer l'arrivée des nouveaux membres de service (informatique, badge, compte cantine ....) et assurer le suivi des formalités à accomplir lors des départs (sauvegarde des données, restitution du matériel, des badges ...)
- tenir les agendas du CBCM, de la cheffe du DCB et du chef du DCM (en binôme avec l'assistante du CBCM pour les services du Premier ministre) ;
- gérer le courrier : réception - enregistrement- distribution du courrier arrivé et départ pour le SCBCM (DCB et DCM) ;
- enregistrer les courriers et saisines CBCM dans un tableau de bord dédié ;
- organiser les réunions du CBCM, du DCB et du DCM le cas échéant (e-mail de convocation, constitution de dossiers, réservation de salle, organisation des viso-conférences) ;
- gérer la boîte fonctionnelle e-mail du service ; retransmettre les e-mails arrivés à l'ensemble des personnes concernées de l'équipe pour la boîte fonctionnelle du service et pour la boite du chef de département ; archivage électronique des e-mails ;
- suivre les organigrammes et les listes d'interlocuteurs ;
- mettre en forme, assurer la reproduction et la diffusion des productions collectives clefs du CBCM (rapport annuel, objectifs du CBCM,...) ;
- imprimer les dossiers des réunions de programmation, de CRG1 et CRG2 pour le CBCM et la cheffe du département de contrôle budgétaire.
- mettre à jour le tableau des congés du service