Assistant Administratif BTP H/F

Entreprise Vince

Poste :
Vous travaillez en lien direct avec le gérant et la responsable administrative, qui constituent vos deux interlocuteurs au quotidien. Vous gérez l'ensemble de la gestion administrative courante de l'entreprise en autonomie complète. Poste central et polyvalent, à responsabilité réelle.
À noter : l'entreprise ferme du 3 au 14 août 2026 (fermeture annuelle imposée à l'ensemble du personnel). Cette période sera à prendre en compte dès l'embauche.

Vos missions

Devis & Facturation

- Saisie et envoi des devis à partir des éléments transmis par les chefs de chantier
- Facturation classique : établissement, envoi, classement, avoirs
- Situations de travaux : calcul d'avancement, déduction des situations antérieures, gestion de la retenue de garantie, facturation de solde et mainlevée
- Suivi cumulatif des situations par chantier
- Relances clients, suivi des encaissements

Appels d'offres - constitution et dépôt

- Rassemblement des pièces administratives obligatoires (DC1, DC2, Kbis, attestations fiscales et sociales, décennale, références)
- Mise en forme et dépôt des dossiers sur les plateformes (BOAMP, AWS, e-marchés publics) à partir des éléments fournis
- Respect strict des délais de remise
- Archivage et suivi des réponses

Extranets syndics & assureurs - coeur du poste

- Ouverture, suivi administratif et clôture des dossiers
-Gestion complète des dossiers sur les extranets clients (syndics de copropriété, compagnies d'assurance) dépôt des pièces : devis, attestations TVA, délégations de paiement, photos chantier, PV de réception, factures
- Traçabilité exhaustive et en temps réel : dates de contact, interlocuteurs, prises de RDV, dépôts de pièces, relances, validations
- Gestion des documents de sous-traitance (contrats, agréments, attestations)
- Suivi chronologique de chaque dossier jusqu'au règlement
- Anticipation des pièces manquantes pour éviter tout blocage
- Adaptation aux interfaces propres à chaque client

Administration générale

- Accueil téléphonique et traitement des mails
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi
- Classement et archivage

Profil recherché

Expérience & compétences techniques

- Minimum 2 ans sur un poste administratif en entreprise BTP - obligatoire
- Maîtrise de la facturation BTP incluant les situations de travaux
- Connaissance des pièces constitutives d'un dossier d'appel d'offres (DC1, DC2, attestations) - fortement apprécié
- Expérience sur extranets syndics ou assureurs construction - fortement apprécié
- Excel niveau correct, orthographe irréprochable

Savoir-être (Le plus important)- Esprit PME exigé

- Rigueur de saisie absolue : une information non tracée = un dossier bloqué = un paiement retardé
- Méthode documentaire en temps réel - pas en fin de journée de mémoire
- Respect des délais sans relance systématique
- Autonomie opérationnelle sur les tâches définies
- Priorisation efficace sans supervision constante
- Communication factuelle : vous signalez les blocages, vous ne les absorbez pas
- Bonne humeur et SURTOUT de la VIVACITÉ D'ESPRIT.
- Dans une structure de 9 personnes, chaque poste est critique : vous vous sentez concerné(e) par la réussite de l'entreprise, pas uniquement par votre fiche de poste

Ce que nous offrons :

- Mutuelle d'entreprise prise en charge à 100% par l'employeur - formule maximale
- Abonnement salle de sport ou club sportif de votre choix pris en charge par l'entreprise
- Parking privé sur place
- Transports en commun à 200 m