Assistant·e Administratif H/F

Prefecture de Departement Sarthe

* Lettre de Motivation personnalisée obligatoire à insérer dans le rectangle prévu à cet effet, sans cela votre candidature ne sera pas étudiée*
La DDETS entretient, sous l'autorité du préfet, des liens avec les autres services de l'État dans le département et en région, ainsi qu'avec les collectivités locales, les acteurs institutionnels, le monde de l'entreprise et le mouvement associatif.

Le poste porte une mission d'assistance administrative en appui à plusieurs pôles (solidarités et travail).
Vous serez amené à intervenir pour la moitié du temps en appui pour la préparation de dossiers structurants des 3 services (PIEE, PHL et PISI) du pôle solidarités et de la mission transversalité sur le champ de l'insertion, de l'emploi, de l'hébergement, de l'intégration des publics vulnérables;
Par nature, le travail de ce poste est soumis à l'actualité économique et sociale, vous pourrez donc être amené à vous investir sur d'autres missions en direction des opérateurs de l'État et / ou des partenaires de la DDETS .

Vous serez également en charge pour l'autre partie du temps, de l'assistance des unités de contrôle de l'inspection du travail et plus précisément des opérations d'archivage.

Le poste contribue à développer la communication et la transversalité entre les services.
Les missions du poste sont les suivantes :
- Appui au pilotage : gestion agenda, préparation réunions structurantes, convocations, compte-rendus, suivi des échéances.
- Gestion administrative : courrier, parapheurs, circuits de signature, tableaux de suivi des congés, archivage/partage...
- Appui dossiers "métier" : préparation des dossiers "préfet
- Suivi d'activités : suivi des indicateurs de pilotage, rapport d'activités des pôles...
- Une mission de gestion documentaire/ mission d'actualisation en continu (en lien étroit avec les différents pôles) du contenu de la mallette d'astreinte, avec à ce titre en particulier la mission de consolider les listes de diffusion pouvant être utilisées en astreinte, ou en cas de gestion de crise.
- Archivage.
Conditions particulières d'exercice :
- Modalités et conditions de travail : Travail essentiellement sédentaire. Travail sur écran.
- Relations hiérarchiques / fonctionnelles et interlocuteurs particuliers : placé(e) sous l'autorité hiérarchique d'un responsable de pôle.

Spécificités du poste / Contraintes :
Le poste nécessite une capacité à interagir avec plusieurs services de la DDETS et à organiser le travail en fonction des directives provenant de plusieurs responsables.
Le poste nécessite de bonnes capacités rédactionnelles.

Connaissances :
- Connaître les mesures dites des politiques portées par la DDETS sur le volet insertion, inclusion
- Bonne maitrise de l'écrit , de l'outil "libre office"
Savoir-faire techniques et opérationnels :
- Savoir analyser un dossier
- Savoir appliquer un cadre réglementaire
- Savoir formuler et expliquer une réponse
- Savoir utiliser les applications informatiques spécifiques (formation interne prévue)

Savoir-faire relationnels et qualités professionnelles :
- Savoir travailler en équipe
- Être force de proposition
- Savoir s'organiser
- Savoir être en relation avec les usagers, les partenaires
- Faire preuve de curiosité
- Faire preuve de réactivité

Le poste nécessite une capacité à interagir avec plusieurs services de la DDETS et à organiser le travail en fonction des directives provenant de plusieurs responsables.
Expérience en secrétariat souhaitée.