Assistante de Direction H/F

Caisse d Allocations Familiales du Doubs

Prise de poste prévue au 1er septembre pour une durée prévisionnelle d'au moins 6 mois.

L'assistant(e) de Direction facilite la réalisation des missions et activités d'un ou plusieurs agents de direction, ainsi que ses relations avec ses collaborateurs et partenaires internes et externes et contribue à la qualité des relations de la direction avec son environnement.
Elle s'assure en amont de la préparation et du suivi des dossiers, gère l'ordre du jour, le planning, le courrier et l'agenda des agents de direction, organise les réunions, prend des rendez-vous, prépare, contrôle et fournit les documents nécessaires à la mission des agents de direction.

Description du poste

Vos activités :

- Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes des agents de direction (réception et orientation des différents interlocuteurs, relations téléphoniques, messagerie)
- Organiser et gérer les rendez-vous, réunions et déplacements des agents de direction.
- Mettre en forme ou élaborer des courriers, documents et comptes rendus de réunions.
- Préparer les interventions et supports (diaporamas, ...) utilisés par les agents de direction dans des actions de communication.
- Rechercher, diffuser, classer et archiver des informations nécessaires aux agents de direction (y compris le cas échéant de manière dématérialisée).
- Assurer la préparation, la gestion et le suivi de dossiers spécifiques.
- Participer à l'organisation de manifestions.
- Assurer le secrétariat des agents de direction, du ou des services et/ou départements si nécessaire.
- Assurer le secrétariat et les supports de certaines instances spécifiques.
- Assurer le traitement des frais d'administrateurs
- Vous êtes rattaché(é) aux agents de direction, et pouvez être amené(e) à travailler avec l'ensemble des services de la Caf et l'ensemble des partenaires

Profil recherché

Savoirs :

- Capacité à organiser les processus de travail de son environnement, à suivre les indicateurs de qualité de son activité et à exercer ses missions dans le respect de son niveau de délégation.
- Connaître les techniques de prise de note et les règles d'archivage

Savoirs faires :

- Adopter le comportement approprié face à une situation
- Organiser des activités en optimisant l'utilisation des ressources en fonction de la charge et des résultats à atteindre
- Agir en planifiant et en adaptant ses actions en vue de répondre aux échéances et aux objectifs fixés dans une démarche d'optimisation
- Garantir la fiabilité (données justes, vérifiées et conformes) des informations manipulées, communiquées ou à produire dans un souci de précision (niveau de finesse, mention des sources
- Appliquer, adapter ou concevoir des solutions
- Maîtriser les outils bureautiques, collaboratifs, l'orthographe et la grammaire

Savoir être :

- Communiquer des informations écrites de manière claire et en réponse à un objectif précis
- Réaliser un travail collectif en partageant les compétences et en coordonnant les actions afin de résoudre un problème commun
- Devancer une demande en ayant une attitude dynamique et une posture d'anticipation
- Présenter une image positive du service et de l'organisme
- Écouter, analyser et le cas échéant reformuler les demandes
- Établir des relations de confiance avec ses interlocuteurs
- Rendre compte à sa hiérarchie
- Faire preuve de rigueur et de discrétion

Informations complémentaires :

Durée hebdomadaire de travail au choix : 36h avec 3 jours de RTT ou 38h avec 15 jours de RTT par année civile ou 39h avec 20 jours de RTT par année civile.

Les candidatures (lettre de motivation + CV sans photo) devront être adressées directement sur le site de la publication de l'annonce.

L'entretien sera le lundi 27 juillet 2026 à Montbéliard.

Être titulaire du permis B pour les déplacements entre les différents sites de la Caf du Doubs.