Adjoint au Responsable du Bureau des Cabinets - Site Descartes H/F

Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale

En qualité d'adjoint(e) au responsable du bureau des cabinets du site Descartes, chargé(e) du pilotage de l'activité et des affaires générales, vous participez à l'ensemble des activités du bureau. Vous assistez le responsable dans le suivi de l'activité et assurez son remplacement ou sa suppléance en tant que de besoin.

Vos missions s'articulent autour de deux axes :

Encadrement et animation

Vous secondez le responsable dans l'encadrement des quatre secteurs du bureau des cabinets :

• affaires générales, logistique et sécurité du Pavillon Boncourt ;
• restauration et activités événementielles et protocolaires ;
• correspondances et interventions adressées au ministre ;
• gestion des contingents de distinctions honorifiques (Légion d'honneur et Ordre national du Mérite).

Vous pilotez le pôle des affaires générales : organisation des moyens de fonctionnement du site (accueil, courrier, informatique, maintenance, parc automobile, archivage...), suivi de la maintenance, préparation et suivi des marchés publics en lien avec le SAAM. Vous contribuez également à l'encadrement fonctionnel des assistants du cabinet ainsi qu'à la gestion administrative et RH avec l'UGARH du BDC.

Organisation et pilotage de la performance

Vous pilotez la performance de la structure en simplifiant et sécurisant les pratiques administratives (processus, procédures, contrôle interne), en définissant et suivant les indicateurs de performance, en coordonnant et contrôlant l'activité des secteurs, en garantissant la qualité des reportings, la bonne application des procédures, l'anticipation des besoins, l'exercice d'une fonction de conseil et d'expertise ainsi que la participation aux démarches intersites de modernisation et d'amélioration continue.

Connaissances et compétences

Management et pilotage d'activité, conduite de projet et du changement, maîtrise des outils bureautiques, bonne connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique des cabinets ministériels, de la fonction publique de l'État et du ministère. Capacités de management, d'analyse, de synthèse, d'organisation et de rédaction.

Savoir-faire et savoir-être

Discrétion et confidentialité absolues, réactivité, disponibilité, autonomie, polyvalence, sens du service public, du travail en équipe et de la transversalité, loyauté, diplomatie, excellentes qualités relationnelles, aptitude à formaliser et piloter des processus, à décliner une vision stratégique en plans d'action, curiosité, goût pour l'innovation, rigueur, capacité d'anticipation et à gérer l'urgence.