Assistant·e de Direction et Ressources Humaines H/F

Université Clermont Auvergne

L'assistant-e de direction et Ressources humaines joue un rôle stratégique d'appui à la gouvernance, garantissant la fluidité des informations, la qualité du fonctionnement interne et l'articulation entre l'IAE et l'UCA.

Placé-e sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif et de la Directrice de l'IAE, il/elle assure le secrétariat de direction de l'école et réalise des actes administratifs et de gestion courante. Il/elle sera également en relation étroite avec les directeurs adjoints de l'IAE, le directeur du laboratoire de recherche de la composante et son équipe, notamment pour l'organisation et la gestion administrative des recrutements des enseignants-chercheurs. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information. Il/elle informe et oriente les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches. Il/elle assure la transmission d'informations avec les services centraux (Présidence, DRH, ...).

ACTIVITES ESSENTIELLES :

Assister la direction dans l'organisation et le suivi de l'activité

• Gestion de l'agenda de la Directrice et du Responsable administratif (réunions, déplacements, arbitrage des priorités)
• Organisation des instances de l'IAE dont conseils de gouvernance et conseils restreints, réunions stratégiques, commissions et suivi de ces instances (collèges, PV, délibérations...)
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus)
• Suivi des décisions et tenue de tableaux de bord

Assurer le fonctionnement du secrétariat de direction

• Accueil et filtrage des sollicitations (enseignants, personnel administratif, étudiants et personnes extérieures, des partenaires institutionnels ...)
• Gestion du courrier, enregistrement, distribution et des courriels de la direction
• Classement, archivage, gestion des documents confidentiels
• Mise à jour des listes, contacts et informations internes

Interface avec les usagers et partenaire

• Traiter et diffuser des informations internes et externes
• Interface avec les services de l'UCA (Présidence, DRH, ....)
• Appui à la communication interne (notes d'information, supports)
• Participation à la réalisation d'une newsletter bimestrielle à destination des personnels et d'une newsletter annuelle à destination des partenaires.

Appui administratif, logistique et RH

• Suivi administratif de dossiers (partenariats, missions, demandes sur dossiers individuels)
• Appui au traitement des dossiers d'intervenants et vacataires
• Appui logistique aux COS, événements, visites d'évaluation, réunions
• Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques et participation à l'organisation d'événements internes et externes
• Gérer et assurer le suivi des campagnes de recrutement et demandes RH pour les personnels