Agent d'Accueil Polyvalent H/F
Agapei
- Toulouse - 31
- CDD
- Bac
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Finalité du poste
Assurer la continuité de service du siège associatif durant la période estivale en garantissant un accueil physique et téléphonique de qualité, tout en participant à des missions administratives et logistiques adaptées à la baisse de fréquentation.
Missions principales
Accueil physique et téléphonique
Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs.
Assurer la permanence téléphonique du siège.
Réceptionner et transmettre les messages aux interlocuteurs concernés.
Veiller à la bonne présentation de l'espace d'accueil.
Gestion du courrier et des messages
Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant.
Préparer les courriers et envois postaux.
Assurer le suivi des courriels de la boîte générique de l'association selon les consignes établies.
Soutien administratif
Effectuer des travaux simples de saisie et de classement.
Mettre à jour des bases de données ou des listes de contacts.
Numériser, archiver et organiser des documents administratifs.
Participer à la préparation de dossiers administratifs.
Appui logistique
Vérifier le bon fonctionnement des espaces communs.
Signaler les anomalies ou besoins de maintenance.
Assurer un suivi simple des stocks de fournitures.
Préparer les salles de réunion en cas de besoin.
Activités spécifiques en période estivale
Compte tenu de la faible activité d'accueil durant l'été :
Réaliser des opérations d'archivage papier et numérique.
Mettre à jour les procédures et répertoires de contacts.
Contrôler la conformité et le classement des dossiers administratifs.
Participer à des travaux de préparation de la rentrée associative.
Réaliser des inventaires de matériel et de fournitures.
Contribuer aux actions d'amélioration de l'organisation interne.
Compétences requises
Techniques d'accueil du public.
Outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook).
Règles de confidentialité et de discrétion professionnelle.
Savoir-faire
Communiquer avec courtoisie et professionnalisme.
Organiser et prioriser les tâches.
Rédiger des messages simples et transmettre les informations de façon fiable.
Savoir-être
Sens du service.
Autonomie.
Rigueur et organisation.
Discrétion.
Polyvalence.
Bon relationnel.
du 10 juillet au 28 aout
Le profil recherché
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 06/07/2026 - Réf : 210TSFC
