Secretaire Charge Accueil Vie Locale Communication - Mairie de Levignac sur Save H/F

Communes

SAVOIR :
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur organisation.
Connaissance des missions et compétences d'une mairie et de ses services.
Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.
Connaissance des règles de communication avec le public.
Connaissance des procédures administratives relatives à l'état civil, aux élections, au recensement citoyen et aux démarches administratives courantes.
Connaissance des règles applicables aux manifestations publiques, aux arrêtés municipaux et aux pouvoirs de police du Maire.
Connaissance du fonctionnement du tissu associatif
Connaissance des techniques de communication institutionnelle.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des outils numériques collaboratifs.
Maîtrise des logiciels métiers (Berger-Levrault, ICAP, PanneauPocket, site internet)
SAVOIR FAIRE
Gérer un standard téléphonique et assurer le filtrage des appels.
Rédiger des courriers, attestations, certificats, actes administratifs et documents courants.
Assurer le suivi des inscriptions administratives (école, recensement citoyen, repas à domicile, etc.).
Utiliser les logiciels métiers et les plateformes dématérialisées.
Gérer les réservations des salles communales et du matériel.
Assurer le suivi administratif des associations et des manifestations communales.
Préparer et rédiger les arrêtés municipaux liés aux manifestations.
Assurer la coordination entre les élus, les services municipaux, les associations et les partenaires extérieurs.
Organiser et mettre à jour les plannings et tableaux de suivi.
Concevoir, rédiger et diffuser des supports de communication papier et numériques.
Mettre à jour les différents supports d'information (site internet, panneaux lumineux, Panneau Pocket, newsletters).
Entretenir les relations avec les associations, les administrés, les partenaires institutionnels et les médias.
Gérer plusieurs dossiers simultanément en respectant les délais et les priorités.
Réagir efficacement face aux situations d'urgence ou aux demandes sensibles.
SAVOIR-ÊTRE :
Sens développé de l'accueil, du service public et de la relation aux usagers.
Excellentes qualités relationnelles et d'écoute.
Courtoisie, disponibilité et bienveillance.
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Neutralité, objectivité et devoir de réserve.
Sens de l'organisation et rigueur administrative.
Polyvalence et capacité d'adaptation.
Autonomie dans l'exécution des missions.
Esprit d'équipe et sens de la coopération.
Capacité à gérer les priorités et les imprévus.
Réactivité et aptitude à prendre des initiatives dans le respect des procédures.
Maîtrise de soi et gestion du stress face aux situations conflictuelles.
Qualités rédactionnelles et sens de la communication.
Fiabilité, ponctualité et sens des responsabilités.