Assistante de Coordination Dispositif Spécifique Régional de Cancérologie- Oncobretagne H/F Centre Eugène Marquis

Mission 1 : Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes ou externe du réseau

Mission 2 : Assurer les différentes taches du secrétariat du réseau

- Organiser les réunions des différentes instances (bureau, conseil d'administration, assemblée générale) et des différents groupes de travail : envoi des invitations et des relances, organisations des visioconférences, rédaction du compte-rendu en séance.

- Gérer les élections au Conseil d'Administration et Bureau de l'association Oncobretagne : appel à candidatures, gestion des votes, etc..

- Assurer la gestion de l'agenda partagé au sein de la cellule de coordination : invitation aux réunions d'équipe, aux réunions organisées par Oncobretagne et le soutien logistique de l'équipe de coordination : réservations de trains, voitures, salles de réunions, commande de matériels, etc...

- Mettre à jour les annuaires des groupes de travail, gestion de la base de données contacts et l'annuaire des RCP

- Assister les membres de l'équipe dans la réalisation d'actions ponctuelles diverses

- Veiller à la bonne circulation et à la diffusion ciblée des informations

- Participer à l'élaboration du rapport d'activité de l'association et au classement des dossiers électroniques partagés sur le serveur d'Oncobretagne

- Rédiger les comptes rendus des réunions d'équipe

Mission 3 : Assurer l'organisation logistique des journées portées par le réseau (journées scientifiques, journée régionale, webinaires, sessions d'informations...)

- Rechercher les lieux appropriés

- Organiser et participer aux réunions des comités d'organisation

-Logistique : établir les devis (locaux, traiteurs...), avant validation par la coordinatrice, règlement des factures

- Préparer les réunions du comité d'organisation en lien avec la coordinatrice

- Contacter les intervenants : organisation de leur déplacement et hébergement, assurer le suivi + le remboursement de leurs frais

- Solliciter les partenaires financiers pour chaque journée

- Mettre en place les dossiers partenaires avec les laboratoires/sociétés (devis, factures, documents officiels concernant l'association...)

- Lancer les invitations, mettre en forme le pré-programme/programme et le diffuser

- Proposer un budget prévisionnel et suivre le budget de chaque journée

- Assurer le soutien logistique (hébergeur des fonds) et participer à l'organisation des évènements organisés par le Pôle Régional de Cancérologie (PRC) et l'Unité de Coordination en OncoGériatrie (UCOG)

Mission 4 : Gérer la comptabilité de l'association

- Gérer les adhésions et les appels à cotisation du réseau chaque année

- Préparer les règlements des différentes factures

- Echanger avec l'expert-comptable en charge de la comptabilité du réseau Oncobretagne en vue du bilan annuel

Mission 5 : S'assurer de la mise à jour des référentiels régionaux/thésaurus

Mission 6 : Mise à jour du site internet

- Participer à l'alimentation et à l'actualisation du site interne