Assistant·e de Gestion Administrative H/F
France Travail
- Saint-Aubin-d'Aubigné - 35
- CDI
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 2 ans min.
Détail du poste
En lien étroit avec la directrice de l'école de musique (association, 20 salariés, 6 équivalents temps plein), vous avez en charge les missions suivantes:
Administration générale de l'école de musique associative :
- Secrétariat
- Accueil et renseignement du public : physique, téléphonique, informatique
- Suivi et gestion des dossiers administratifs
- Assistanat de la Direction (Accueil téléphonique et physique de la direction)
- Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique (Rédaction, courriers, saisie des prêts d'instruments)
- Préparation et rédaction des documents administratifs (fiche et dossier d'inscription, parcours musical, concerts.)
- Aide préparation dossiers demandes de subventions
- Classement et suivi des dossiers, tri et archivage
- Mise à jour des plannings de salles de cours
FACTURATION/COMPTABILITE
Encaissement des cotisations des adhérents, enregistrement des écritures comptables et préparation du bilan avec le cabinet comptable
GESTION DU PERSONNEL
Fiches navettes des salaires vers le cabinet de gestion de paie, gestion des arrêts maladies
- Veille documentaire sociale et juridique, établissement des contrats de travail, des avenants, DPAE, fins de contrats, Formations, Mutuelles
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COMMUNICATION
- Recherche, suivi et gestion de l'affichage et de l'information au public
- Création, mise à jour et impression de documents pratiques à disposition des élèves, parents d'élèves et professeurs (report de cours, absences de professeurs, dates des auditions, des concerts.)
- Suivi des projets de l'action culturelle de l'école (Articles de presse, invitations, SACEM, Gusos, calendrier des répétitions. )
HORAIRES DE TRAVAIL : les jours et heures seront à définir avec l'employeur
Le profil recherché
Compétences: Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Principes de base en comptabilité,Techniques de gestion administrative,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réaliser la gestion administrative du personnel,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Veiller au respect des échéances administratives
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 03/07/2026 - Réf : 210NNPY
