Secrétaire des Assemblées - Commune du Passage d'Agen H/F
Communes
- Le Passage - 47
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Sous l'autorité de la Direction Générale des services, vous assurez le secrétariat des assemblées et veiller au bon déroulement des instances de la Ville.
1. Secrétariat des assemblées - en amont des séances
- Proposition et élaboration du calendrier des séances du conseil municipal
- Participer activement à la préparation et au suivi des dossiers des instances : Constitution des ordres du jour, contrôle de régularité des dossiers et des délibérations présentés
- Assistance à la rédaction des délibérations et des dossiers afférents
- Convocation des élus via l'outil de télétransmission ; suivi des pouvoirs et du quorum
- Préparation des feuilles de présence, bulletins et procès-verbaux de vote
- Mise en ligne de l'ordre du jour, affichage règlementaire et inscription au registre
- Participation à la mise en place d'un système d'enregistrement des séances
2. Secrétariat des assemblées - pendant et après les séances
- Préparation de la salle et assistance technique aux élus (tablettes et matériels)
- Gestion des présences, des pouvoirs et suivi des votes
- Assistance à la rédaction des comptes rendus et procès-verbaux ; finalisation des délibérations
- Transmission au contrôle de légalité par télétransmission et récupération des actes visés
- Publication des délibérations sur le site de la Ville et diffusion aux services
3. Gestion de l'agenda du Maire et missions transversales
- Organisation et optimisation de l'agenda du Maire : cohérence du planning, préparation des rendez-vous et contextualisation
- Relais des réunions et courriers auprès des élus
- Gestion du courrier entrant et de la messagerie institutionnelle, ventilation vers les services et le CCAS
- Suivi des arrêtés municipaux jusqu'à leur affichage et leur transmission au contrôle de légalité
- Gestion du planning de réservation des salles de la mairie
- Élaboration de tableaux de bord, outils de suivi et rétroplannings
- Participation à la mise en place d'une gestion électronique des documents (GED)
- Veille juridique relative au fonctionnement des assemblées délibérantes
Le profil recherché
Bac +2 en gestion administrative
Expérience professionnelle similaire
SAVOIR-FAIRE
Rédaction de documents administratifs
Utilisation de logiciels bureautiques et logiciels métier
Analyse de documents
Gestion d'agendas et planification
Élaboration d'outils de pilotage et de suivi
SAVOIRS
Connaissance des règles de fonctionnement des communes
Connaissance des procédures administratives et des circuits des assemblées délibérantes
Connaissances en droit public
Très bonne connaissance des missions des services municipaux
Maîtrise de l'outil informatique
SAVOIR-ÊTRE
Organisation, méthode et rigueur au travail.
Discrétion et sens de la confidentialité
Esprit d'analyse et de synthèse
Autonomie et réactivité
Aptitudes relationnelles et sens du service public
CONTRAINTES DU POSTE :
Présence lors des séances des assemblées (en soirée)
Rémunération :
Statutaire + régime indemnitaire (avec prime de fin d'année)
Temps de travail : 36h avec RTT
CNAS + participation employeur de 20€/mois pour la mutuelle maintien de salaire et 15€/mois pour la mutuelle santé
Publiée le 03/07/2026 - Réf : O047260218000975
