Assistante de Direction de la Coordination Générale - Mairie de Chalon sur Saône H/F
Communes
- Chalon-sur-Saône - 71
- Fonctionnaire
- Télétravail partiel
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
📢 Au sein de la Direction de la Coordination Générale, vous assurez un rôle essentiel d'appui administratif et organisationnel auprès de la Directrice de la Coordination Générale et, ponctuellement, du Directeur Général des Services.
🎯 Vos missions
Assistanat de direction
Gérer les agendas, organiser les rendez-vous et les déplacements.
Prioriser les demandes et assurer le suivi des échéances.
Accueillir les interlocuteurs et gérer les appels téléphoniques.
Organisation des réunions
Planifier les réunions et réserver les salles.
Préparer les convocations, ordres du jour et dossiers.
Assurer l'organisation matérielle des réunions.
Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus.
Gestion administrative
Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports et tableaux de suivi.
Gérer le courrier entrant et sortant via les outils dédiés.
Assurer le classement et l'archivage des documents papier et numériques.
Gérer les fournitures administratives.
Appui aux services de la Direction
Participer au suivi des dossiers RH et budgétaires.
Préparer les réunions de direction et les supports de présentation.
Contribuer au suivi de dossiers spécifiques (subventions, contractualisations, télétravail, comité FEDER...).
Suivi des instances
Assurer la préparation et le suivi des rapports, délibérations et procès-verbaux.
Participer à la gestion administrative des assemblées et commissions.
Réaliser les notifications et assurer le suivi des délibérations.
Le profil recherché
👤Profil recherché
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre discrétion. Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, faire preuve de réactivité et travailler en autonomie tout en appréciant le travail en équipe.
💼 Compétences attendues
Excellentes qualités relationnelles.
Sens de l'organisation et gestion des priorités.
Rigueur et autonomie.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Aisance rédactionnelle.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Capacité d'adaptation et réactivité.
Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des logiciels métiers (Airs Délib, Kolok, Incovar) serait appréciée.
Des formations internes pourront être proposées afin d'accompagner votre prise de poste.
Publiée le 03/07/2026 - Réf : O071260629002003
