Assistant Services à la Population - Mairie de Margency H/F
Communes
- Margency - 95
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.
Sous la responsabilité de la Directrice des Affaires générales, ses missions principales d'Officier d'état civil (par délégation du Maire) sont les suivantes :
1- Etat civil
- Constitution, délivrance et apposition de mentions d'actes d'état civil (naissances, mariages, décès, reconnaissances, consentement, changement de nom ou de prénom) ;
- Suivi des demandes de rectification d'actes d'état civil et transmission au Procureur de la République ;
- Tenue, mise à jour et reliure des registres d'état civil (partenaires : CIG et Tribunal Judiciaire) ;
- Clôture des tables annuelles et décennales et transmission au Tribunal Judiciaire
(1 fois/an) ;
- Transmission des mentions au Greffe du Tribunal Judiciaire (4 fois/an) ;
- Suivi des dossiers de mariages, des avis de publication à mariage, du livret de famille, rectification administrative et PACS ;
- Suivi des demandes extérieures d'auditions de mariages, comptes rendus d'auditions et transmission des avis auprès des autorités compétentes.
2- Affaires Générales
- Légalisation de signature (documents notariés et autres, certificat de vie) ;
- Commande et suivi (inventaire) de la logistique état civil ;
- Enregistrement, délivrance d'attestation de recensement citoyen et envoi trimestriel des fichiers PECOTO / Ma Journée Défense Citoyenneté ;
- Instruction des dossiers d'attestations d'accueil.
3- Cimetière
- Traitement des demandes (déclaration de décès, autorisations diverses...) ;
- Accueil et renseignement du public ;
- Instruction des dossiers de concessions « cimetière » (achats et renouvellements, travaux d'inhumations et d'exhumations en collaboration avec les pompes funèbres, titres de concessions pour les particuliers et titres de recettes pour la Perception) ;
- Reprises de concessions perpétuelles et temporaires (courriers, PV, photos, plaques d'informations...)
4- Elections
- Accueil physique et téléphonique des administrés pour les inscriptions et les modifications sur la liste électorale ;
- Instruction des demandes d'inscription sur liste électorale logiciel CIRIL Elections provenant de l'INSEE (inscriptions d'office, radiations...) ;
- Impression des cartes électorales, gestion des cartes et propagandes en retour ;
- Participation à la préparation, à la clôture et au transfert ELIRE des commissions électorales ;
- Participer à l'organisation administrative des scrutins et tenue de bureau de vote ;
- Organisation du tirage au sort des Jurés d'Assises, suivi et transmission de la liste au Tribunal Judiciaire.
5- Archivage
-archivage et numérisation
Le profil recherché
- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
Publiée le 03/07/2026 - Réf : O095260701001782
