Definition d'Emploi Agent d'Accueil - Assistant Administrative H/F
Structures de coopération territoriale
- Saint-Germain-de-la-Rivière - 33
- Fonctionnaire
- Bac
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services et de la collectivité,
- Suivre les dossiers administratifs et les gérer selon l'organisation et le domaine de compétences dans le respect des délais,
- Assurer la relation avec les usagers, élus, fournisseurs, organismes et services utilisateurs.
1. Accueil téléphonique et physique :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement le public et le renseigner,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages ou courriers informatiques
2. Secrétariat/bureautique :
- Assurer le soutien au secrétariat du service ADMG (téléphone, traitement du courrier et des courriels, rédaction de PV, frappe de divers documents, des arrêtés, des délibérations, classement, archivage, organisation de réunions et rendez-vous, etc.) et tenue des chronos.
- Organisation et planification des réunions internes.
- Enregistrement quotidien des correspondances entrantes et sortantes, suivi du courrier, relancer, respecter les délais,
- Gestion des archives
3. Autres missions :
- Assurances : Gestion du dossier assurances pour les 3 entités communautaires
- Gestion des contrats et démarches administratives, devis, présentation à la souscription, engagement dépenses et recettes, déclaration des sinistres, suivi des dossiers sinistres, contrôle de 1er niveau que les biens et personnes sont bien assurés, assistance jusqu'au paiement des factures par le service Finances
Gestion de la location des salles :
- Gestion et Planification des réservations, élaboration des conventions, suivi des demandes et des paiements en lien avec le service finances.
Gestion des plannings et relations avec les associations sportives
- Gestion et mise à jour annuelle des plannings et des conventions avec les associations sportives utilisant les gymnases.
- Suivi des demandes et des avenants
Le profil recherché
- Connaissance du cadre statutaire territorial,
- Être titulaire de la Fonction Publique Territoriale ou d'une formation d'assistante de direction ou de droit public ou avoir acquis les compétences équivalentes par ancienneté et formation professionnelle
- Expérience au sein de services techniques, administration générale appréciées,
- Maîtrise des outils bureautique Word et Excel,
- Qualités rédactionnelles
- Maitrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Qualités relationnelles
- Capacité d'adaptation
- Disponibilité, discrétion, loyauté et confidentialité
- Sens du travail en équipe
- Initiative, autonomie et réactivité
- Organisation, méthode et rigueur
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique
- Relation transversale avec les services
Publiée le 03/07/2026 - Réf : O033260701001785
